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合同原件归档保管规范

我做了快二十年的企业档案管理工作，从刚入行时对合同保管不以为然，出过差错吃过亏，到一步步整理总结出这套全公司都认可执行的规范，每一条要求都是踩过坑磨出来的经验，今天就把这套完整的规范整理出来，全是实际工作里摸出来的实用规矩，绝对接地气也够专业。

1总则

1.1制定目的

说句实在话，我刚参加工作没几年的时候，真没把合同原件归档当回事，觉得不就是把几张纸锁进柜子里吗？直到公司出过一次大事，我才彻底改了这个想法。那时候公司签了一个上百万的工程合同，业务员签完之后觉得自己要用，就随手放在自己抽屉里没交上来，结果一年多后要结算，对方说我们违约要扣款，我们拿合同原件对质的时候，全公司翻遍了都找不到——那个业务员早就调去外地分公司了，联系方式也换了，折腾了半个多月，最后才在他留下的旧行李箱夹层里翻出来，差点因为没原件赔几十万，全公司跟着熬了大半个月，所有人都脱了层皮。从那之后我就牵头，结合公司实际情况制定了这套规范，核心目的就是明确流程、厘清责任，避免合同原件丢失、损坏，保证需要的时候能随时调出来，实打实保护公司的合法权益。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有对外签订的正式合同原件，不管是业务部门签的销售采购合同，还是行政、财务、法务部门签的服务、融资、合规类合同，只要是盖了公司公章或合同专用章的正式原件，都得按这套规范管，包括主合同、补充协议、变更协议、解除协议，