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社团新老生见面会活动总结(范本)

一、活动基本概况

本次活动为XX大学青年志愿者协会（以下简称“校青协”）2024级新老生见面会，于2024年9月14日14:00-16:50在学校学术报告厅第二厅举办，活动核心目标为搭建新老生沟通桥梁、传递社团公益理念、明确社团部门职能、引导新生匹配适配的参与方向，为2024学年社团运营梯队建设奠定基础。本次活动共完成前期报名新生162人，实际到场新生158人，到场率97.53%；到场老生含社团管理层7人、部门骨干25人，合计32人，活动总参与人数190人，覆盖校青协2024年秋季招新通过第一轮资质审核的全部新生。

（一）活动筹备工作开展情况

1.筹备组分工搭建：提前21天成立见面会专项筹备组，由校青协分管运营的副会长任总负责人，下设统筹协调组、宣传推广组、物料筹备组、环节设计组、应急保障组5个专项小组，每个小组配置2名骨干成员，明确权责清单：统筹协调组负责对接学校场地、确认参与人员名单、协调各小组工作进度；宣传推广组负责新生端的信息触达、活动现场的影像记录、后续宣传内容产出；物料筹备组负责活动所需所有物料的采购、制作、清点、分发；环节设计组负责活动流程打磨、发言稿审核、互动环节设计；应急保障组负责活动现场的秩序维护、突发情况处置。筹备期间共召开周进度推进会3次、专项彩排2次，所有环节的责任落实到人，进度误差控制在1天以内。

2.前期宣传触达：