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2026年企业合同归档与销毁制度

为规范2026年度及后续企业合同全生命周期闭环管理，防范合同法律风险、合规风险、数据安全风险及商业秘密泄露风险，根据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国档案法》《企业档案管理规定》《中华人民共和国数据安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》及所属行业监管要求，结合本企业2026年数字化转型落地进度、业务架构调整实际及内控管理升级需求，制定本制度。

一、总则

1.适用范围

本制度适用于本企业及下属全资子公司、控股子公司、实际控制的分支机构2026年1月1日起签订的所有制式及非制式合同，包括但不限于采购类、销售类、服务类、投融资类、知识产权类、劳动用工类、行政办公类、战略合作类合同，以及合同附件、补充协议、变更协议、履约凭证、争议解决文书等关联材料。2026年之前签订、仍在履约期或法定保存期内的合同，归档及销毁管理参照本制度执行。

2.权责划分

（1）集团档案管理中心是合同归档与销毁的归口管理部门，负责制定统一管理标准、搭建数字化归档系统、统筹全集团合同档案的存储、调取、销毁审批及监督检查，每年组织不少于2次的全集团合同管理专项培训，对各部门合同管理员开展上岗考核及年度复训。

（2）集团法务合规部负责合同归档材料的完整性、合规性审核，负责销毁前的法律效力核验，对涉及争议、诉讼、监管核查的合同出具留存或销毁意见，配合档案管理中心开展合同管理合规培训。