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会议室使用预约规则确认函通用6篇

会议室使用预约规则确认函篇1

尊敬的____：

您好！

为进一步规范会议室使用管理，提升办公效率，现就会议室使用预约规则及相关事项函告

一、预约规则

1.会议室使用需提前至少24小时预约，通过公司内部系统或邮件发送预约申请。

2.预约时需注明会议主题、参与人员、预计时长及使用需求，保证会议室资源合理分配。

3.如遇特殊情况需临时变更预约，须提前24小时通知，并附上相关说明。

4.会议室使用期间，需遵守公司相关规章制度，保持环境整洁，不得擅自更改用途。

二、使用流程

1.预约申请提交后，系统将自动分配会议室，并发送确认信息至申请人邮箱。

2.会议室使用结束后，须于当日17:00前完成归还，并提交使用反馈至行政部。

3.对于未按时归还或未按时提交反馈的用户，将视情节轻重予以提醒或记录。

三、注意事项

1.会议室仅限公司内部人员使用，禁止外接网络、使用非公司设备等违规行为。

2.为保障会议质量，会议室将配备必要的办公设备，使用期间需保持设备完好。

3.未经许可，不得擅自占用会议室，违者将承担相应责任。

请贵方高度重视，严格按照上述规则执行，保证会议室使用有序高效。如有疑问，欢迎随时与行政部联系。

谢谢您的配合与支持！

此致

敬礼

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