文书档案与资料管理制度.docxVIP

文书档案与资料管理制度

文件编号：XZ-004

版本号：A/0

生效日期：______年____月____日

归口部门：行政部

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司文书处理、资料流转、档案归集、存档保管、借阅销毁全流程管理，保障公司各类文件、资料、档案的完整性、规范性、安全性、可追溯性，杜绝文件丢失、资料混乱、档案外泄、管理无序等问题，充分发挥文书档案在经营管理、决策支撑、合规备查、风险防控中的重要作用，结合公司实际，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有公文、通知、制度文件、会议资料、合同文书、对外函件、报告报表、项目资料、证照资料、人事档案、培训资料、技术资料、台账记录、电子档案等各类文书资料，覆盖各部门文件起草、收发、传阅、归档、保管、借阅、销毁全流程工作，全体员工遵照执行。

第三条管理原则

1.统一管理原则：公司所有正式文书档案由行政部统一归口、统一分类、统一存档、统一管控。

2.真实完整原则：所有存档资料确保真实有效、内容完整、手续齐全、留存规范。

3.安全保密原则：严格区分公开、内部、涉密资料，分级管控、严防泄露、严防丢失。

4.规范高效原则：流程清晰、分类标准、存放有序、查阅便捷、归档及时。

第四条管理职责

1.行政部：负责本制度落地执行，统筹文书收发、文件审核、资料整理、档案分类、归档保管、借阅登记、台账更新、档案销毁、年度清查