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样品送样管理办法

一、总则

样品作为连接企业研发、生产与市场、客户之间的重要桥梁，其传递的准确性、及时性与规范性，直接关系到产品的市场反馈、订单获取乃至企业的品牌形象。为进一步规范公司样品的申请、制作、审批、寄送、跟踪及反馈等各环节管理，明确各相关部门的职责，确保样品信息的准确传递，提高工作效率，降低不必要的成本损耗，特制定本办法。

本办法适用于公司所有因市场推广、客户评估、产品认证、技术交流等各类原因需要对外寄送样品的活动。公司各部门及所有涉及样品送样工作的人员，均须严格遵守本办法的规定。

二、职责分工

样品送样管理是一项系统性工作，需要各相关部门协同配合，共同完成。

1.申请部门：通常为市场部、销售部或技术部。负责根据客户需求或市场推广计划，提出样品送样申请，填写《样品送样申请单》，明确样品的规格型号、数量、用途、接收方信息、期望送达时间等关键信息，并对所提供信息的准确性负责。同时，申请部门需跟进样品的审批进度，并在样品寄出后与客户保持沟通，收集反馈意见。

2.研发/技术部门：根据经审批的《样品送样申请单》及相关技术标准，负责样品的设计、制作或从现有产品中筛选。确保样品符合申请要求及相关质量标准，并对样品的技术性能和质量负责。如需特殊包装或标识，应提前告知相关部门。

3.生产部门：若样品需专门生产，生产部门应根据研发/技术部门提供的图纸或规格要求，组织生产，确保样品