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招标代理现场资料归档管理制度

1总则

资料归档不仅是档案工作的终点，更是招标全流程法律闭环的起点。本制度旨在规范招标代理业务中现场资料的收集、整理、立卷、归档与销毁行为，确保招标活动全过程可追溯、可审计，满足《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例对档案保存的合规性要求。本制度适用于公司所有招标代理项目的档案管理，涵盖工程、货物、服务等各类招标项目。

2管理体制

明确的责任划分是确保资料不流失、不泄密的根本保障。公司实行“项目组负责收集、质控部负责审核、档案室负责保管”的三级管理体制，各层级职责边界清晰，严禁推诿扯皮。

2.1项目经理职责

项目经理是项目档案完整性的第一责任人，必须确保从项目立项到归档移交的全过程资料不缺失。具体职责包括：

在项目启动时建立项目档案卷宗，预置《卷内目录》；

指派专人（通常为项目助理）负责开评标现场的实时记录与资料收集；

在中标通知书发出后15个工作日内完成资料整理并提交移交申请。

2.2档案管理员职责

档案管理员负责档案的标准化验收、物理保管及借阅管理。具体职责包括：

制定并更新《招标代理档案归档范围清单》；

对移交资料进行形式审查（页码连续性、签字盖章完整性、装订规范性）；

维护档案室环境（温湿度、防火防盗设施），确保实体安全。

2.3质控部职责

质控部负责归档前的合规性抽查，重点核查关键环节的合法性文件是否齐备。对于依法必须招标的项