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物业服务履约证据留存指引

一、目的

本指引旨在规范物业服务履约证据的留存，确保履约证据的真实性、完整性和可追溯性。以保障物业服务合同的顺利履行。

二、适用范围

本指引适用于所有提供物业服务的组织和个人，包括但不限于物业服务企业、物业管理公司、业主委员会等。

三、履约证据的种类

履约证据包括但不限于以下种类:

1.服务合同:物业服务合同、维修保养合同等;

2.服务记录:日常巡查、维修保养、清洁保洁、绿化养护等记录;

3.服务证明:业主满意度调查、政府部门检查合格证明等;

4.服务照片/视频:现场照片、视频等;

5.客户投诉处理记录:业主投诉处理、报修处理等记录。

四、履约证据的留存原则

1.保密性:履约证据应尊重并保护业主个人信息和商业机密，避兔泄露。

2.时效性:雇约证据应及时整理和保存，确保其真实性和时效性。

3.定期清理:履约证据应根据需要进行定期的清理和更新，避免过多或无效的证捐积累。

五、履约证据的留存方式

1.纸质文档:服务合同、服务记录等可以纸质文档形式留存，需注意防火、防潮、防虫等措施。

2.电子文档:服务照片/视频、客户投诉处理记录等可以通过电子文档形式留存，需注意备份和网络安全。

3.数据库管理:采用专业的数据库管理软件。对履约证据进行分类、索引和检索等管理。

4.第三方认证:对重要履约证据进行第三方认证，如请公证处公证或律师见证。

六、履约证据的查阅权限

1.查