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医疗资料保管义务的认定标准与合规路径总结2026

在基层医疗机构与中小型民营医院当中，“资料管理混乱”是普遍存在的问题。多数机构更注重医疗服务发生的及时性与真实性，并未对档案资料的存放位置与保管期限加以重视。

然而医保监管的逻辑与此恰恰相反：若不存在完整可追溯的资料，医疗行为的真实性便无法得到证明。

《医疗保障基金使用监督管理条例》（以下简称《条例》）第三十九条第（二）项明确规定，未按照规定保管财务账目、会计凭证、处方、病历、治疗检查记录、费用明细、药品和医用耗材出入库记录等各类资料的，责令改正，并可对相关负责人进行约谈；拒不改正的，处一万元以上五万元以下罚款。

本文从认定标准、痛点剖析、典型案例与合规对策四个维度，为医疗机构拆解资料保管这一“隐形合规堡垒”。

01认定标准

医保行政部门在认定“未按照规定保管资料”时，通常从资料范围完整性、保存期限达标性、保存形式合规性和提供义务履行性四个维度进行判断。

（一）资料范围是否完整

《条例》第十六条明确列举了七类必须保管的资料：财务账目、会计凭证、处方、病历、治疗检查记录、费用明细、药品和医用耗材出入库记录。

关键认定要点：以上资料并非需要全部缺失才构成违法。只要上述七类资料中任何一类存在系统性缺失、无法提供或保存不符合规定的情形，即可认定为“未按照规定保管”。

例如，仅处方资料缺失而其他资料完整，同样可以适用第三十九条第（二）项。

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