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纸质资料备份留存办法

我做档案管理相关工作快十年了，这些年见过太多因为忽略纸质备份、留存不规范留下麻烦的例子：有小老板把所有合同都存在电脑里，硬盘烧坏后花了几万块恢复数据还是缺了核心供货合同，耽误了几百万的项目回款；也有普通人家里遇水患，存放在低楼层的证件全泡烂，补了大半年才把房产证、身份证这些证件补全；当然也有做得好的，几年前写字楼着火，整层楼的电子设备全烧了，唯独一家公司把核心资质的备份纸质资料存在了楼下银行保险柜，一周就恢复了营业，没受多大损失。说实话，电子存储再方便，纸质备份永远是最后一道安全锁，不管是企业单位还是普通个人，都需要一套清晰好操作的备份留存方法。本文总结的这套办法，覆盖从前期整理到后期销毁的全流程，兼顾专业性和实用性，单位档案管理、个人家庭整理都能用。

1纸质资料备份留存的前期准备

做好准备工作是备份留存的基础，要是上来就乱印乱存，最后要么找不到要用的资料，要么存不了几年就坏了，等于白做。我接触过的很多新手都会跳过这一步，最后反而花更多力气返工，所以这部分一定要做扎实。

1.1待备份资料的分类梳理

首先要把所有需要备份的资料按重要程度分好类，不同等级的备份要求完全不一样，不能一概而论。我一般推荐大家分成三类：第一类是核心级资料，就是那些不可再生、补办成本极高甚至根本补不出来的资料，比如个人的出生证明、房产证原件、学历学位证书、遗嘱，单位的土地权证、营业执照