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人事档案建立维护准则

作为一名从事人力资源管理工作十多年的老员工，我见过太多因为档案管理混乱引发的问题：小到员工调薪找不到审批文件、职称认定缺材料，大到发生劳动纠纷时拿不出劳动合同、员工办理退休时工龄核对不清，最后既要公司承担损失，还要让员工跑断腿补材料。人事档案不是随便堆起来的一堆纸，它是公司人力资源管理的核心基础，也是员工个人职业生涯的完整记录，一套清晰明确的建立维护准则，既是对公司负责，更是对每一位员工负责。本文从实际工作出发，结合国家相关法规和多年实操经验，梳理出完整可落地的人事档案建立维护准则，方便同行参考执行。

1人事档案建立的核心准则

建档是档案管理的第一步，基础打不好，后面再怎么维护都是无用功，所以建档环节必须严格按标准执行，不能有半点含糊。

1.1建档的前置适用范围

首先要明确哪些人员需要建立正式人事档案，不能出现遗漏。按照要求，公司全职正式在岗员工必须100%建立完整人事档案，不存在任何例外；劳务派遣、外包人员我们也要建立简易档案，留存好劳动合同、身份信息、工资发放记录等核心材料，我之前就见过同行因为没给劳务派遣员工建档，发生工伤后说不清工资标准，最后多赔了十几万，这个教训实在太深；实习人员、试用期员工也要建立临时档案，转正后直接转为正式档案，避免重新整理浪费时间；已经离职、退休的员工档案，也要按规定分类保管，不能随便丢弃。

1.2建档材料的收集审核标准