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保险承保理赔资料归档管理规范

第一章总则

为规范保险业务承保与理赔资料的归档管理工作，确保档案的完整性、准确性、安全性与可用性，防范经营风险，保障公司与客户的合法权益，依据《中华人民共和国保险法》、《中华人民共和国档案法》及保险监管机构关于保险业务档案管理的相关规定，结合公司业务实际情况，制定本管理规范。

本规范所指的承保理赔资料，是指在保险业务经营过程中形成的，记录承保、理赔全流程的，具有凭证和查考利用价值的各种形式的历史记录。这包括但不限于纸质文件、电子数据、声像资料、磁性介质等。档案管理不仅是信息的简单存储，更是公司合规经营、风险控制、客户服务及反洗钱工作的基础支撑。

本规范适用于公司各级机构（包括总公司、分公司、中心支公司及营销服务部）所有涉及承保、理赔操作的部门及人员。所有员工必须充分认识到档案管理的重要性，严格遵守保密制度，确保档案信息安全。

档案管理工作应遵循以下原则：一是“统一领导、分级管理”原则，建立由总公司档案管理部门统筹规划，各级分支机构具体实施的管控体系；二是“随办随归、集中管理”原则，业务处理完毕后，资料必须及时整理并移交档案部门，严禁分散在个人手中；三是“完整齐全、真实有效”原则，归档资料必须能够客观、全面地反映业务全过程，要素齐全、签字盖章清晰、数据准确；四是“安全保密、便捷利用”原则，在确保信息安全的前提下，优化检索流程，提升档案利用效率，为业务发