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资料装订编号归档执行要求

作为一名在档案管理岗位干了十几年的老员工，我见过太多因为前期装订编号归档不规范，后面要查资料时抓瞎的情况：小到找一份会议记录耽误半天开会，大到项目审计缺资料影响整体进度，说白了，这项工作看起来不起眼，却是单位所有工作留痕、风险兜底的基础，容不得半分马虎。今天把我们日常执行的所有要求整理出来，都是实打实踩过坑攒出来的经验，从前期准备到最后归档入库，每一步都讲清楚要求，方便大家照着执行。

1装订归档前的前期准备要求

凡事预则立不预则废，装订编号归档不是拿到资料就开始乱订，前期准备做足了，后面的工作才能顺顺利利，不会出乱子。

1.1资料的分类筛选整理

这一步是整个工作的基础，直接决定了归档后档案的有效性，要分两步走：

1.1.1明确归档范围，剔除无效资料

首先要搞清楚哪些需要归档，哪些不需要。一般来说，正式发文、审批签字完毕的流程文件、项目成果资料、正式合同协议、财务凭证报表、各类会议纪要、资质证明文件这些都是必须归档的；而重复打印的草稿、已经作废的试行文件、非正式的沟通便签（已经整理成正式文件的就不用留原件了）、外部送来的不需要留存的宣传物料这些，都可以剔除出去，不用占用归档空间。我这里提一句，很多新人朋友觉得多留总比少留好，什么都往里面塞，结果档案柜没两年就满了，找有用的资料反倒找半天，所以该剔除的一定要剔除，当然扔之前也要核对一遍，别不小心把有用的扔