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客户订单争议处理复函[8篇]

客户订单争议处理复函篇1

尊敬的客户方：

我司已收到贵方关于订单编号的订单争议处理申请，现就相关事项作出正式复函

一、背景与目的说明

贵方于日期______提交的订单争议申请，涉及我司于具体日期交付的产品名称/服务类型，订单号为订单编号。根据我司与贵方签订的《合同名称》及相关业务条款，现就争议事项进行详细说明与处理。

二、具体事项详细描述

根据贵方提交的争议材料及我司内部核查，现确认以下事实：

1.交付情况：我司于具体日期完成产品名称/服务类型的交付，货物数量为具体数量，规格型号为具体规格，交付方式为快递/自提/其他。

2.质量异议：贵方在收到货物后，于具体日期反馈货物存在质量问题描述，如：外观瑕疵、功能缺陷、材质不符等，并要求我司进行质量检测。

3.检测结果：我司委托检测机构名称于检测日期对货物进行检测，检测报告编号为检测报告编号，检测结果为检测结论，如：合格/不合格/需整改。

三、数据事实支撑

1.订单记录：我司系统中记录的订单信息（订单号：订单编号，下单日期：下单日期，交付日期：交付日期）与贵方反馈内容一致。

2.检测报告：检测机构出具的报告（检测机构名称：机构名称，检测日期：检测日期，报告编号：报告编号）确认货物符合相关标准。

3.沟通