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国有企业合同档案管理办法

一、第一章总则

1.1第一条目的与依据

合同档案是企业经营活动的法律凭证和风险追溯的核心载体。合同文本丢失、条款无法举证、印章授权无从查证，都会直接转化为诉讼败诉、审计扣分、巡视问责等具体损失。为规范合同档案的形成、归档、保管、利用与处置全流程，依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》合同编、《企业档案管理规定》（档发字文件，以本单位档案主管部门现行有效版本为准）及本单位档案管理制度，制定本办法。

1.2第二条适用范围

本办法适用于本单位及其全资、控股子公司签订的各类合同，包括但不限于：采购类、销售类、工程类、服务类、租赁类、借款担保类、投资类、劳动人事类合同。涉密合同档案除执行本办法外，同时执行本单位保密管理制度。

1.3第三条管理原则

1.一份合同一份档：合同从立项审批到履行终结的全部文件（立项申请、审批会签单、招采文件、合同正本、补充协议、验收凭证、结算凭证、争议处理文件）归入同一案卷。

2.原件优先：归档以纸质原件为基准；仅有电子件的，须以彩色扫描件（分辨率不低于300dpi）归档并注明原件存放位置。

3.谁经办、谁归档：合同经办部门是归档责任主体，档案部门是保管与监督主体。

二、第二章管理职责

2.1第四条档案管理部门职责

1.制定并修订归档范围、保管期限、分类编号规则；

2.接收归档材料，10个工作