合同归档电子化扫描管理规范.docx

合同归档电子化扫描管理规范

一、总则

1.1目的与适用范围

纸质合同一旦扫描失真、命名混乱或权限失控，其电子副本在诉讼取证、审计追溯、到期履约提醒三个场景中将全部失效——本规范的目的就是堵住这三个失效点。

本规范适用于公司全部对外签署的经济合同、框架协议、补充协议、合同变更与解除文件的归档电子化工作，覆盖扫描、质检、命名、存储、借阅、销毁全流程。适用主体：法务部（归口管理）、合同经办部门、行政部（纸质原件保管）。

1.2术语定义

术语

定义

原件

各方盖章签字的纸质合同文本

电子副本

原件经扫描生成的PDF/A格式文件

归档编号

按5.3规则生成的唯一标识字符串

责任扫描人

经办部