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学籍档案数字化管理规范

第一章总则

学籍档案作为记录学生个人学习经历、学业成绩、思想品德、健康状况等关键信息的重要载体，是学校进行教育管理、学生个人升学、就业、参军等事务不可或缺的原始凭证。随着信息技术的飞速发展，传统纸质档案管理模式在存储空间、查询效率、信息共享、长期保存以及安全性等方面面临日益严峻的挑战。为适应教育现代化发展需求，提升学籍档案管理工作的科学化、规范化与信息化水平，保障档案信息的真实性、完整性、安全性和可用性，特制定本管理规范，以指导学籍档案数字化工作的全过程。

本规范旨在明确学籍档案数字化管理的目标、原则、职责分工、工作流程、技术标准、安全保障及质量控制要求，确保数字化成果能够有效替代原件进行利用，并实现与现有教育管理信息系统的有机融合，为教育决策、学生服务和社会应用提供高效、准确的数据支持。

第二章管理职责与组织保障

学籍档案数字化管理工作是一项系统性工程，必须建立权责清晰的组织架构和协同机制。学校应成立由分管校领导牵头，档案管理部门、学生工作部门、教务部门、信息技术部门、各院系等多方参与的专项工作领导小组，全面负责数字化项目的规划、协调、监督与验收。

档案管理部门是数字化工作的核心责任部门，负责制定具体的数字化实施方案、技术细则，组织对纸质档案的鉴定、整理、出库、数字化加工、质量检查、数据挂接、成果验收及数字化后档案的保管与利用。学生工作部门与教务部门需