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招标代理技术档案管理制度

一、总则

为规范招标代理业务活动，加强招标代理技术档案（以下简称“档案”）的科学化、制度化、规范化管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，根据国家有关法律法规及行业管理要求，结合本单位实际情况，特制定本制度。

本制度所称招标代理技术档案，是指本单位在从事各类工程建设项目、货物采购、服务采购等招标代理业务过程中，形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。

档案管理是招标代理工作的重要组成部分，全体员工均有保护档案的义务。各部门应高度重视档案管理工作，确保各项规定落到实处。

本制度适用于本单位所有招标代理项目的档案管理活动。

二、档案的构成与归档范围

招标代理技术档案应全面反映招标代理项目的全过程，主要包括但不限于以下内容：

1.项目基础文件：委托代理合同（协议）、项目立项批复文件（或项目审批、核准、备案文件）、资金证明文件、招标人提供的基础资料（如技术规格、参数、工程量清单等）及其确认记录。

2.招标文件相关文件：招标文件（含澄清、修改、补遗文件）的编制、审核、报批记录；招标文件发售记录；潜在投标人购买招标文件的登记资料。

3.投标文件相关文件：投标文件的接收记录、密封检查记录、投标保证金缴纳凭证复印件（或电子保函信息）；未中标投标人的投标文件（或其电子版）及相关处理记录。