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节日慰问物资采购询价资料缺失整改报告

一、整改背景与问题定性

1.1问题发现过程

在2024年度internal采购档案专项自查（检查时间：2024年X月X日至X月X日，检查范围：近两年发生的节日慰问物资采购事项共X项）中，发现某次节日慰问物资采购项目的询价资料存在缺失，缺失内容经逐项核对确认如下：

序号

缺失资料名称

应有依据

缺失情况

对档案完整性的影响

1

询价函（含至少3家供应商的书面询价记录）

采购管理制度关于比价采购的规定

缺2家供应商的书面询价函，仅存1家报价单

无法证明询价三家比价程序已履行

2

供应商报价明细对比表

采购档案归档清单

完全缺失

缺少比价决策的直接证据

3

成交供应商选定审批意见

内控制度关于采购审批权限的规定

有结果、无过程审批记录

无法追溯选择该供应商的理由

4

验收单（含数量、质量验收签字）

财务报账前置要求

验收单仅有送货方签字，无本单位双人验收签字

财务凭证链不完整

5

供应商资质资料（营业执照、开户信息）

归档清单要求

缺开户许可证复印件

存在付款账户核对风险

1.2缺失原因分析（按“人—制度—执行”三个层面追溯）

人员层面：经办人员对询价采购的档案要求不熟悉，误认为“口头询价+一家书面报价”即可满足比价要求；交接时未做资料清单核对。

制度层面：现行采购管理制度对询价资料的构成、份数、签字要求