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电子资料数字化归档管理

我在企事业单位做档案管理快十年了，亲眼见证了这个行业从“攒铁皮柜、堆纸山”到“云存储、秒检索”的变化，最开始接手工作的时候，半个楼层的档案室塞得满满当当，找一份早年的项目合同，得搬梯子爬高，翻七八个柜子，大夏天汗透工作服不说，有时候碰到纸张受潮发霉，翻完一手碎渣还找不到想要的内容，那时候我就想，什么时候能不用这么遭罪找档案？现在这个愿望早实现了，随着单位数字化转型推进，电子资料数字化归档管理早就成了我们日常工作的核心。很多人觉得这不就是把纸质文件扫成图片存电脑吗？其实真不是，电子资料数字化归档管理是一套覆盖资料全生命周期的完整管理体系，做好这件事，对任何单位来说都是留住核心资产、提升运行效率的关键，今天我就结合自己这些年的工作经验，好好聊聊这件事。

1电子资料数字化归档管理的核心内涵与现实价值

1.1核心内涵

很多外部门的同事甚至很多新入行的管理员，都会把电子资料数字化归档等同于“纸质文件扫描”，这其实是很大的误区。真正的电子资料数字化归档管理，是从资料产生的源头就介入，对不管是原生电子文件（比如日常办公的word文档、业务系统自动生成的报表、设计图纸的电子版本等）还是纸质资料转化而来的数字化文件，进行全流程标准化管控，从收集、整理、鉴定、归档、存储、调阅利用到最终的销毁，每一个环节都有统一的标准和数字化的记录，最终实现所有资料可检索、可追溯、可安全调用