关于使用企业邮箱的通知.docxVIP

公司各部门及全体员工：

为进一步规范公司内部沟通与对外联络行为，保障信息传递的安全性、专业性与高效性，维护公司整体形象与信息资产安全，现就企业邮箱的规范使用事宜通知如下：

一、企业邮箱的重要性与使用范围

企业邮箱作为公司官方的电子通信工具，是企业形象的重要组成部分，也是公司内部信息流转、对外业务往来的核心渠道。所有员工在进行与工作相关的对内、对外沟通时，均应优先且规范使用公司统一分配的企业邮箱。这不仅有助于体现公司的专业形象，更能确保沟通记录的可追溯性与信息安全。

二、企业邮箱使用规范

（一）统一使用，树立专业形象

1.对外沟通强制使用：凡涉及公司业务、项目合作、客户联络、官方信息发布等对外沟通场景，必须使用企业邮箱发送，严禁使用个人邮箱、社交软件等非官方渠道处理公务。

2.邮箱标识规范：发送邮件时，应确保邮件签名信息完整、准确，包含姓名、部门、职位等必要信息（具体格式参照公司行政部发布的统一模板）。

（二）规范管理，确保信息安全

1.账户安全责任：员工应妥善保管个人企业邮箱账号及密码，定期更换密码，避免使用过于简单或与个人信息相关的密码。严禁将个人邮箱账号转借他人使用，或泄露给无关第三方。

2.敏感信息保护：严禁通过企业邮箱发送、转发、存储涉及公司商业秘密、核心技术、财务数据、未公开重大信息等敏感内容。如确需传递，应严格遵循公司信息安全管理规定，采取加密