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XXXX电子科技有限公司 客户档案维护管理规定

HX/WI-MK-03 版本A/0 第PAGE1页共NUMPAGES1页

客户档案维护管理规定

文件编号：HX/WI-MK-03版本：A/0生效日期：2026-11-01

角色

部门

签字

日期

编制

销售部

审核

销售部经理

批准

管理者代表

2026-11-01

1目的

规范顾客档案的建立、维护、保管、借阅与销毁，确保顾客信息完整、准确、可追溯，并保护顾客商业与技术秘密。

2适用范围

适用于公司所有顾客（含现有、潜在、已终止合作顾客）档案的管理，覆盖智能控制板卡、物联网通信模块、工业控制器、电源模块、消费类电子整机业务对应的顾客。

3引用文件

●HX/MS-2026管理手册

●HX/QP-12与顾客有关的过程控制程序

●HX/QP-01文件（成文信息）控制程序

●HX/QP-02记录控制程序

4职责

部门/岗位

职责

销售部（市场部）

归口管理；建立与维护顾客档案；档案借阅审批；定期更新与归档

行政部文控

指导档案编号与保管；对纸质档案柜与借阅登记进行监督

质量部

监督档案记录的受控性与完整性

5作业内容

5.1档案内容

顾客档案按「一顾客一档」建立，包括以下内容：

●①顾客基本信息：单位名称、地址、联系人、电话、邮箱、网址、所属行业、规模；

●②资质文件：营业执照、认证