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2026年企业内部公文流转与存档制度

为规范公司内部公文流转全流程管理，保障公文传递效率、信息安全与可追溯性，充分发挥公文档案在经营决策中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法（2020修订）》《企业档案管理规定》《中华人民共和国电子签名法》及公司数字化转型三年行动方案要求，结合2026年公司业务布局与“企航2.0”数字化办公平台迭代实际，制定本制度，自2026年1月1日起施行。

本制度适用于公司总部各职能部门、各区域分公司、全资及控股子公司（以下统称“各单位”）所有内部公文的发起、审核、审批、签收、督办、存档、调取、销毁全生命周期管理。本制度所称内部公文，是指各单位在内部管理、业务运营过程中形成的，具有凭证价值和参考价值的各类电子、纸质文件，包括但不限于审批申请、正式发文、会议纪要、合作协议、人事任免、财务凭证、项目报告、规章制度、通知公告等。涉及国家秘密、公司核心商业秘密的公文，需同步执行《公司保密管理办法（2025版）》相关要求，不得违反涉密信息传输与存储规定。

一、公文分类与编码规则

（一）公文分类

根据公文业务属性，将内部公文划分为7大类23小类，具体分类如下：

1.行政指令类（代码XZ）：包括公司级发文、部门级发文、规章制度发布、会议决议、通知公告等小类，主要用于传达管理要求、部署工作任务、发布制度规范。

2.业务审批类（代码YW）：包括项目立项、合同审批、采购申请