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人事档案借阅归还登记模板

一、模板适用范围与使用说明

本模板适用于企业人力资源部对员工人事档案（纸质档案及电子档案）的借阅、归还全过程登记管理。档案借阅是档案泄露、篡改、遗失风险最集中的环节，登记模板的核心价值在于形成完整的责任链条：任何一份档案在离开档案室期间，始终能回答「谁借的、为什么借、借了什么、何时归还、归还时状态如何」五个问题。

适用对象：

?公司内部因招聘背调、职称申报、劳动争议处理、审计、员工本人开具证明等原因需查阅档案的部门及人员

?外部单位（公检法、社保机构、上级主管部门等）凭正式手续查阅档案的情形

?档案管理员本人（管理员调阅同样须登记，不得免登）

不适用范围：员工入职时由档案保管机构直接转入的档案交接，按《员工档案转入转出登记表》另行办理。

二、借阅审批权限与登记要求

借阅审批权限分级是登记模板的前置条件，未经审批的借阅不予登记。分级标准如下：

借阅情形

审批人

是否可借出档案室

借阅时限

仅查阅不复印

人力资源部经理

否（仅限档案室内查阅）

当日归还

查阅并复印部分材料

人力资源部经理

否

当日归还

借出原件（如职称申报需原件学历证书）

分管人力资源副总

是

不超过5个工作日

外部单位查阅（公检法等）

人力资源部经理核实手续+分管副总批准

否

当日归还

执行要求：

1.借阅人须提前1个工作日填写《人事档案借阅申请单》，注明借阅事由、拟查阅