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Excel条件格式与数据验证进阶用法笔记

有次帮行政同事看一张两百多人的报名表，她用条件格式把重复身份证号整列标成了红色，结果打印出来半张纸都是红的。查了一下，她的规则应用范围选成了整列，公式里又没锁列，往下拖的时候引用一路偏移，等于把每个单元格跟它下面一格比。这不怪她，条件格式里最反直觉的东西就是公式写给谁看和引用怎么变，界面上一个字都不提示。

这篇不按功能菜单讲，只讲我实际用得最多、也最容易翻车的那些点。示例基于Excel2016及以后版本，WPS表格大体通用，个别入口位置略有不同。公式里的函数名按中文版默认写法保留英文。

一、先把三个坏习惯改掉

第一，别在整列上建规则。选中`A:A`再设条件格式，看着省事，实际上Excel会对一百万多行做判断，表格一大就明显卡。正确做法是只框实际数据区，比如`$A$2:$H$500`，或者先把区域转成表格（Ctrl+T），之后新增行会自动继承格式和规则。

第二，别用一堆一模一样的规则去覆盖不同列。有人给每一列各建一条小于60标红的规则，二十列就是二十条，改一次阈值要改二十遍。规则一多，优先级、停止条件、应用于范围互相打架，排查起来比重新做还慢。

第三，别拿单元格已有的填充色当条件格式用。手工涂的颜色和规则颜色叠在一起，改数据时不会跟着变，最后没人分得清哪块是自动的、哪块是手涂的。要变色就交给规则，手工只用于一次性标注且要