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评优表彰告知函标准格式与范文

评优表彰告知函是机关、事业单位在评优评先、表彰奖励工作结束后，向获奖个人及其所在单位告知评选结果、说明后续事项的告知性函件。此类函件属于不相隶属机关之间或机关与个人之间的告知事项，行文重在事实清楚、事项明确、语气得体，既要把结果讲准，也要把后续要求讲清。

一、文种定位与适用情形

（一）文种归属

评优表彰告知函在文种上属于函中的告知函。函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。评优表彰告知函主要用于告知事项，不承担部署任务、不提出指令性要求，与表彰决定表彰通报有明确区别：决定、通报是发文机关就表彰事项作出的权威性结论，具有正式效力；告知函则是把已经作出的结论告知相关方，并说明领奖、参会、材料报送等具体安排。

（二）常见适用情形

评选结果公布后，向获奖个人所在单位告知其人员获奖情况，商请配合做好后续工作；

向获奖者本人告知获奖等次、证书奖牌领取方式和表彰会安排；

向推荐单位反馈评选结果，并就材料归档、事迹宣传等事项提出配合请求；

跨区域、跨系统评选结束后，向获奖者所在地区主管部门告知结果。

（三）不宜使用告知函的情形

需要在系统内普遍周知并组织学习的，宜用表彰通报；

需要对表彰事项作出正式结论、明确奖励标准的，宜用表彰决定；

需要上级机关审批同意后方可表彰的，应先行请示，不宜以函代替。

二、标准格式要素

（一）标题

标题采