zh-001合同管理规范.doc

合同管理规范 一、目的 规范采购合同、施工合同、工程建设监理合同、勘察设计合同的内容、签订、变更、执行控制，确保合同的有效管理和控制。 二、适用范围 适用于金瀚房地产开发项目中涉及的采购合同、施工合同、工程建设监理合同、勘察设计合同的管理。 三、批准和解释 ★本制度由xxx房地产开发有限公司综合部主管副总批准后生效； ★本制度由xxx房地产开发有限公司综合部负责解释。 四、控制要求 一、采购合同管理 （一）采购合同的拟制、审批 a)材料部根据采购计划和需要采购的物资，从《合格供方名单》选择相关的供方同综合部一起进行洽谈，协商采购及合同签订的有关事宜，并请供方提供最终报价单。 b)根据洽谈情况，综合部拟制《采购合同》草案，经综合部经理审核，由律师和审计部审查后，报主管副总经理审批。《采购合同》条款中应包含的内容为： ――物资名称、规格、型号、等级、花色； ――数量、价格及交货日期； ――包装要求（包装的标准和包装物的供应和回收）； ――质量要求或技术标准、服务要求、保修期限； ――验证方式及执行标准； ――不合格物资的处理； ――运输方式及费用承担； ――结算方式； ――违约责任； ――合同变更事项； ――其他事项（如担保方式、合同履行地点等）。 注：经批准后的合同由综合部加盖合同专用章，副总经理签字后，送供方盖章签字生效执行；合同正式的份数及所派发的单位（部门）按合同规定的要求执行；应优先选用法规或国家行政主管部门推荐的合同示范文本。 （二）采购合同的履行 1、材料部在采购实施过程中，严格执行合同条款内容，不得损公利已，谋取私利。 2、材料部应不定期跟踪采购合同的执行情况，传递、反馈供需双方的信息和要求，对合同执行中存在的偏差或问题及时上报，并采取改进措施，做好记录。 3、在合同履行中，应明确规定并执行下列各项： a)计量方法： ――合同中应注明所采用的计量方法，并明确规定计量单位。 ――合同中供方发货时所采用的计量单位与计量方法，应与合同中所列计量单位和计量方法一致，并在发货明细表或质量证明书上明确规定，以便利合同需方检验。运输中转单位也应按供货方发货时所采用的计量方法进行验收和发货。 ――建筑材料在运输过程中，容易造成自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎，漏损等。在装卸操作或检验环节中换装、拆包检查等也都会造成物资数量的养活这些都属于途中自然减量。途中自然减量的处理规定，由双方制定，并在合同中注明。 b)验收的依据： ――供货合同的具体规定； ――供方提供的发货单、计量单、装箱单及其他有关凭证； ――国家标准或专业标准； ――产品合格证，化验单等； ――图纸及其他技术文件； ――当事人双方共同封存的样品。 c)验收内容： ――查明产品的名称、规格、型号、数量、质量是否与供货合同及其他技术文件相符； ――设备的主机、配件是否齐全； ――包装是否完整，外表有无损坏； ――对需要化验的材料进行必要的物理化学检验； ――合同规定的其他需检验事项。 d)验收方式： ――驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货的生产厂家进行材质检验。 ――提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运的物资由提货人在提取产品时负责检验。 ――入库验收。这是大量采用的正式的验收方式，由仓库管理人员负责数量和外观检验。 e)验收中发现数量不符的处理： ――供方交付的建筑材料多于合同规定的数量，需方不同意接收，则在托收承付期内可以拒付超量部分的货款和运杂费。 ――供方交付的建筑材料少于合同规定的数量。需方可凭有关合法证明，在货到十天内将详细情况和处理意见通知供方，否则即被视为数量验收合格； ――发货数与实际验收数之差额不超过有关主管部门规定的正、负尾差，合理磅差，自然减量的范围，不按多交或少交论处，双方互不退补。 f)验收中发现质量不符的处理：如果在验收中发现建筑材料不符合合同规定的质量要求，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。通常应按如下规定办理： ――建筑材料的外观、品种、型号、规格不符合合同规定，需方应在到货后十天内提出书面异议。 ――建筑材料的内在质量不符合合同规定，需方应在合同规定的条件和期限内检验，提出书面异议。 ――对某些只有在安装后才能发现内在质量缺陷的产品，除另有规定或当事人双方另有商定的期限外，一般在运转之日起六个月以内提出异议。 ――在书面异议中，应说明合同号和检验情况，提出检验证明，对质量不符合合同规定的产品提出具体处理意见。 g)验收中供需双方责任的确定： ――凡所交货物的原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。 ――凡由供方组织装车或装船、凭封印交接的产品，需方在卸货时如果车、船封印完好无其他异状，但伯数缺少，应由供方负责。这里需方应向运输部门取得证明，凭运输部门编制的记录证明