退票重付指引.doc

退票重付指引 目的: 为了减少退票数量，降低财务费用，明确各相关部门的职责，财务部特制定以下操作指引，希望各部门遵照执行。 退票重付的基本要求： 为了避免重复付款，针对银行退票需要重新支付的款项，必须同时满足以下两个条件财务部才能重新进行付款： 财务部必须收到银行的书面退票确认原件； 请款部门必须提交重新支付的确认邮件，但不要再填写付款申请单； 请款部门具体操作指引： 一、申请人获悉所申请款项退票的几种方法： 1．供应商/员工反映没有收到款项时： 1）经由以下路径查询文件“问题单查询”该文件为每周更新 /CN-pipeline/homeoffice/finance/word/website/GA/GA_baoxiao/baoxiao.htm 2）如从以上文件没有找到供应商/员工的信息，则通过邮件或电话向CNFINOPS查询； 2．收到总部财务部邮件或电话的退票通知； 3．收到当地JV财务人员的退票通知； 二、申请人得知款项被退票后，两个工作日内必须完成以下工作： 申请修改供应商信息或员工个人帐号信息： 如果被退票的供应商不是一次性供应商（HOST系统供应商），申请人应立即向供应商管理小组（分机1399/1336）联系，申请修改供应商信息； 如果退票是非HOST系统供应商（（N字开头），请发送以“Vendor No.—XX店号”为主题的邮件至CNFINOPS，说明修改原因； 如果退票是员工报销，请与所属人力资源部联系，通知人力资源部同事修改员工个人帐号信息，并按以下格式发送邮件至CNFINOPS； 员工工号 中文名称 英文名称 店号/部门 开户银行 银行帐号 0***79 王星 Tindy 8028 广东省深圳市工行红围支行 4000021***00 上述信息修改后，将包含以下信息的邮件发送给CNFINOPS，申请重新付款，邮件须抄送给总经理/总监。 邮件主题：银行退票重付 或 Bank Return Information 邮件内容包拓以下几项： 收款人名称 开户行名称 银行帐号 费用内容 款项金额 申请单ID号 财务部退票重付流程 一、财务部退票工作处理 由当地银行退票的款项，JV财务部应于收到退票单的三个工作日内将退票原件邮寄给费用中心。 深圳地区的银行退票由资金组于每周三、五交接给总帐费用中心审单组同事。 总账费用中心收到银行退票单后登记当天退票信息于bank return list中（该文件内容每周会上传至pipeline上），同时发邮件通知申请人； 总账费用中心根据申请人的退票重付确认邮件、银行书面的退票确认原件及批准，通过EPS申请重新付款，同时更新bank return list中付款信息； 如果总帐费用中心审单组同事在一周内未收到申请人的反馈邮件，则再次发邮件提醒各店总经理或各部门总监。 二、特殊事项： 如果已确认退票，但两周内未收到银行退票原件而导致不能重新支付的情况，则由总账控制组发邮件给各JV财务部或总部资金组查询；并跟进退票原件的收回。 JV财务部与资金组收到邮件后两周内将银行补附的银行退票单原件交总帐费用中心。 GA Policy Procedure GA912 退票重付指引 Wal-mart China Group Confidential Page1