华东区采购部商品订货补货流程.docVIP

流程编号：E-CG-I-2009-029-A 流程名称：华东区采购部商品订货补货流程 生效日期：2009年8月4日 第一部分 流程说明 目的 为了提高订/补货商品效率，规范订/补货操作，确保商品库存数量、结构和库存周转合理、稳定，特制定本流程。 适用范围 华东区采购部订货、补货工作。 3 流程规则 3.1 采购订补货的范围：续订标识为“采购续订”的商品，以及新品首单、DM商品首单订货、换季商品首单、商品买进订货、一次性商品补货、赠品等。 3.2 DC订货范围： 3.2.1所有物流模式为配送，且续订状态为“门店续订”的商品。 3.2.2 DC续订商品由DC续订员负责订货，包括新店首单、采购备货的订货、团购商品的特权订货（直通）以及采购授权的续订标识为“采购续订”的商品订货。 3.3 门店的订货权限为门店续订订货状态为“门店续订”的商品。 4 流程涉及部门的主要职责 4.1 采购经理：确认并提报商品买进目录，下单后跟进到货。 4.2 品类经理：订单每单采购金额合计5万以下且周转小于30天的品类经理审批。 4.3 采购总监：整单金额5万元以上或周转大于30天、自采商品、一次性买进商品报采 购总监审批。 4.4 采购支持：根据采购审批过后的单据进行商品订货。 4.5 DC续订：根据采购支持的授权对商品进行订、补货。 5 流程结构 本流程与《门店订货流程》、《DC续订流程》相衔接。 第二部分 流程描述 1 采购订货: 1.1新品订货：订单有效期一般为5天，新品首单按供应商出单日出单,新品首单的货源由品类跟进。 商品买进订货： 商品买进单是指通过品类负责人审批向供应商订货，所填写的商品买进单。（采购续订商品、DM商品首单、一次性买进商品、赠品）。 订货数量必须为整件数，不允许按非正常的物流模式下单。 订单每单采购金额合计5万以下且周转小于30天的品类经理审批，超过5万或周转大于30天报采购总监审批。 苏南地采的盐、烟商品的订货单（或系统资料变更单）可以由当地品类买手申报当地地采负责人审批后，直接与采购支持部对接同时知会相关品类部门。 自采商品买进单必须附《自采商品审批表》报批。 1.3冻结商品如有顾客订货，由采购填单（附上门店邮件），采购支持部直接下特权订 单。 1.4一次性商品补货规则： 1.4.1 一次性商品由采购进行补货,在有效期内可正常凭《商品订货单》申请正常补货。 1.4.2 系统自动冻结后如因特殊需求再次进货时，买手直接申请二次补货订货需求(无需解冻)，按冻结商品订货,或按买手需求重新设置有效期并解冻.按一次性商品更改最终审批人为品类管理部。 2 DC续订商品订货： 2.1 订货: 2.1.1 批发、团购订货：配送、直通商品的批发和团购由门店向DC申请，由 DC续订员下单。 2.1.2 一次性订货/季节性备货：由各品类部门买手申请，DC续订员下单，货到DC后，品类部门买手必须在规定的时间内跟进出仓情况，其中季节备货需在本季内跟进。 2.1.3 新品备货：配送商品新品首单必须先备货到DC后，再从DC分货到门店。 3 自动补货 3.1 门店对“门店续订”进行补货，不可以对采购续订的商品进行订货。采购支持负责对分管大类的采购续订商品进行补货；并授权DC进行续订标识为“采购续订”的商品订货。 3.2 订货数据产生:补货数据上传DMS，系统自动判断物流模式，配送商品进入配送审核，生成配送通知单；直送直通继续判断所属大类是否参与集单，不集单进入订货审批，生成订货通知单；参与集单则进入集单订货汇总数据，待集单审批。生成相关单据并以电子商务网的形式知会供应商。 3.3 系统每日将生成门店“订货失败报表”,订货失败原因包括： 3.3.1默认供应商冻结：门店续订的商品的订货数据在自动生成订单时，若相关商品的默认供应商被冻结，则无法生成订货通知单，订货数据失败，记入门店“订货失败报表”，失败原因为默认供应商被冻结。 3.3.2未足起订量：订货量小于供应商最小起订量或小于供应商最小起订金额，对于长期未到起订量的供应商，采购定期关注，定期调整。 3.3.3商品冻结或停止销售：是指因商品在时间差产生了商品状态的变化，即同一天同一商品其商品状态由正常转变为冻结或停止销售。 3.4 未到货商品后期跟进： 3.4.1 采购各品类部门每日跟进前一天由于默认供应商冻结导致的订货失败，对默认供应商错误的商品，调整默认供应商并以邮件的形式知会门店继续订货。 3.4.2 DC续订跟进DC库存不足导致订货失败商品的订货工作，对商品及时续订，对厂商断货的情况及时以邮件的形式知会采购及门店，采购对此类商品的状态调整为“暂时冻结”。 3.4.3 门店负责跟踪订货量小于供应商最小起订量的