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　　　奥普科技有限公司　　　　　 海外业务部 EXPORT DEPARTMENT 管理制度及管理表格 REGULATION AND TABLES OF MANAGEMENT 制定：郭朝阳 DRAFTED BY：STONE GUO 海外业务部管理制度 为规范海外业务部的客户管理，加强客户资料的保密工作，提升工作效率。特制定本管理 制度。 一，询盘管理： 1，客户询盘时，务必要在四个小时之内回复，当自已的知识不足以解答客户的问题时，应 该先回复客户的邮件，说明将在将来的某个时间，给予确实的答复，这一过程，不得超 过二十四个小时。 2，要对客户的询盘进行监别，分辩真假询盘，以免浪费公司的资源与自己的精力。对那种 问得很笼统的，如果要求寄画册，或是要求报价，一定要客户先提供网站，当客户没有 网站时，要发一份《客户信息表》，要求客户填写，再确定是否报价和寄画册。（附表一） 3 ，具体的监别标准将另行制定。 4， 公司的询盘将有专人进行管理，并负责信息的分发与传送。 5，接到信息的个人，务必遵照第一条的规定，在四小时之内回复客户，如因特殊原因，不 能及时回复时，要通知询盘管理人员，再次分发。 6， 回答客户的邮件要尽可能详尽，自己要不断地学习产品知识，对各种参数要了然于胸， 做顾问型的业务员和客服人员。 7，对与公司业务无关的询盘，也要耐心的给予回复，并上报经理或总经理，为公司的决策 做信息收集之用。 二，邮件管理： 8，与客户往来的邮件，要做好保密工作，为防止因电脑的问题而导致客户资料丢失，对客 户所有的来往邮件，都要打印出来，按客户名称分门别类的放好，存放于文件柜中，做 好保密工作。 9，要在电脑上对客户进行分类管理，按 A ，B，C ，D 分类。重点客户要重点对待，也不 要丢了暂时不重要的客户。 10， 所有发出的，和客户发进的邮件，在删除前，一定要备份，打印出来，进行保管。 三，单据管理： 11， 所有的快件单，书面报价单，商业发票，提单，信用证复印件，要与客户资料存 放一处。做好保密工作。 12， 如果因工作需要，需要复印并转发其它部门时，要总经理批准，接受部门要负起 保密责任。 13， 接受部门不慎遗失时，要追究相关部门负责人的责任。如果按受部门泄密，将追 究其法律责任。 四，新客户管理： 14， 要对在联系的客户做好调查工作，调查内容包括：所在国家，所从事行业，规模， 成立年份，产品销往哪些地区，信用等。制定《客户调查表》，与客户资料放一起。（附 表二） 15， 要对客户分阶段进行管理，要不断提升客户的等级。 16， 客户快要下单时，要进行新客户申请，需要填写《新客户申请单》（见附表三）， 申请单要由外贸经理和总经理批准。并且从此时起，给该客户一个编号：编号的规则为： 该国的简称加上三位阿拉伯数字，比如：印度的第一个客户：ＩＮ００１。以此类推。 17， 该编号一旦确定下来，以后客户下单时，就以此编号代替客户的名称，客户的名 称不能再以任何形式出现在生产单上。 18， 该客户从登记之日起，归于登记人名下，别人不得再次联系，或报价给该客户。 19， 如果该客户是由公司出资，参加展览会得来，六个月之后，还没有实质性的进展 时，公司有权对该客户进行重新分配。 五，报价管理： 20， 对客户的报价，要遵照公司的规定，报价单要由外贸经理和总经理签认，方可报 出，同一国家的报价，尽量报同样的价，以防客户套价。 21， 所有的报价单，要与客户资料放在一起。不同时期，不同的报价单，均要留底。 树立专业的形象。 22， 报价可以邮件或是以传真方式进行，以传真报价时，要亲自进行，不能要他人代 劳，以防价格资料外泄。已发出的传真件，要马上存档，不能乱放。 23， 客户主动询盘，或者是个人主动联系到的客户，在报价时，要查阅以前是否有同 事报过价。如果以前有人报过价，必须向报价人了解情况后，再决定是否再次报价及如 何报价。 24， 公司将对不同的国家采取不同的报