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文 件 撰 写 一、概 念 1、什么是文件： 文件—信息及其承载媒体 媒体—纸张、计算机磁盘、光 盘或其他电子媒体、照 片或标准样品、或它们 的组合。 信息—文件的实质内容。 二、质量手册 三、程序文件 四、作业指导书的编写方法 五、质量记录表单设计 4.6、开立原料采购申请单： 采购人员选定供应商后，依据本公司实际情况、采购工作 程序执行采购，按实际采购两开具《原料采购申请单》。 4.7、原料采购申请单的审批： 《原料采购申请单》开立后，按其要求填写全部项目，采 购人员本人签名后交部门经理审批，再交品管部经理会签， 财务总监核准。如单张《原料采购申请单》总金额超过 20万元人民币，还需呈字、总经理核准。核准后的《原料 采购申请单》送财务部电脑审单。 4.8、采购合同的制定： 4.8.1、《原料采购申请单》电脑核准后，方可开立《原料购 销合同》； 4.8.2、采购员按照《原料购销合同》上的要求在电脑上输入 正确的相关数据后，将《原料购销合同》打印出来； 4.8.3、采购员在打印出来的《原料购销合同》上签字，交部 门经理审批后交财务部电脑核准并将合同原件交财务 部备案。 4.9、执行采购： 采购合核准后，应尽快与供应商联络，等收到供应商书面或 口头回复后，要及时按采购单数量进行原料催交工作。采购 人员如接到供应商不能按预期交货时，应采取有效措施，上 报部门经理后，及时更换供应商或采取其他应急措施。 4.10、采购交期跟催： 采购人员按要求填写《采购交期跟催一览表》（附件二） 4.11、交货： 原料根据已经审核的《原料采购申请单》开立收货报告， 经公司地磅称重后由生产部门仓库按实际收货数量收货。 4.12、品检： 来料质量检验依据《原料品质控制程序》执行，原料合格， 由生产部做入库；入不合格，按《不合格品控制程序处 理》。 4.13、结单付款： 4.13.1、采购员根据收据报告中的检验结果进行是否扣款方 面的处理并将结果打印在《原料收货报告》上，交 财务审核。 4.13.2、《原料收货报告》经财务审核后结单。 4.13.3、采购员按照《原料采购合同》中与供应商商定的付 款期限开立《原料采购付款通知单》。 进出口原料付款需提供：《原料收货报告》、正 本提单、正本发票、正本箱单、合同、《原料采 购申请单》、报关单。 国内原料付款需提供：与付款金额相等的发票正 本、《原料收货报告》、《原料采购申请单》、 《原料购销合同》、发货单。 采购员将《原料采购付款通知单》及应附单据一并 交部门经理审批后交财务付款。 4.14、记录保存： 进出口原料付款单据备案保存一年、国内采购付款单 据保存六个月。 5、 相关文件 5.1《供应商选择管理程序》TJ-QP-14 5.2《原料品质控制程序》 TJ-QP-15 5.3《原料仓储管理控制程序》 TJ-QP-20 6、 附件 6.1、采购作业流程图（附件一） 6.2、原材料采购送检单 TJ-QP-13-01A 6.3、原材料采购交期跟催一览表 TJ-QP-13-02A 6.4、原料采购申请单 TJ-QP-13-03A 6.5、采购购销合同 TJ-QP-13-04A 6.6、原料收货报告TJ-QP-13-05A 6.7、原料付款申请单TJ-QP-13-06A * 2、文件的价值和作用 (1)、文件是质量管理体系建立的标志和运行的依据。 (2