外贸公司的办公室管理制度.docVIP

第一章 办公室管理 第一条 维护公共办公区域的良好环境是每位员工的职责与义务。1、每位员工均应将本人工作场所必需物品依规定位置摆放，并放置整齐。 2、公共办公场所桌面、地面、烟灰缸做到日日清洁。第二条 工作纪律： 1、上班时间不准大声喧哗、不准打瞌睡。上班时着装整齐、服装统一、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。 工作时应注意提高工作效率，尽量减少私人电话及聊天，严禁看与工作内容无关的书报杂志、玩电子游戏、上网聊天等。营造良好的工作环境。4、电话、灯光、传真机、复印机、空调机、电脑及其他电器应按规定使用。下班前每位员工均须关闭电脑后方可离开，最后离开公司的员工应确保门、窗、灯均关闭。 5、危险品严禁带入办公区域。 6、各部门的工作文件作废时，需做撕毁处理；办公电脑及重要电子文档需设置密码，做好保密工作。做好保密工作。尊重别人隐私和公司制度。做到不听、不问、不传。第二章 考勤管理 公司实行六天工作制：周一至周六为工作日；周日和国家法定节假日休息。每天工作时间为：上午：8：30-12：00 下午：13：00-17：0。第三章 接待管理 第七条 对于有预约的客人，在确认了公司名称姓氏之后，引领至会见室。如所约见人不在，应告知来客详细原因，请他（她）等候或留言；如约见人此刻正开会，应及时告知，并请客人等候。 对于没有预约的客人，应先确认公司名称、来客姓名、职务及来意，根据实际情况请有关人员接待或请其再约时间。 几批客人同时到来时，原则上公平地按到达的先后顺序来受理。对预约时间较前的客人安排见面，对其他客人讲清情况。 第八条 接听电话应首先说：您好，XXX （外线）或您好，XXX（内线）。如所找人未在办公室，距电话最近者应代接电话，并礼貌地询问对方姓名、单位、电话、事宜，并做书面记录以便转达。