会议沟通技巧.docVIP

导言 在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。” 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨 大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。 ? 【自检】 你在会议沟通活动中是否具有以下行为要点？ 你的会议沟通表现 是√ 否× 1.总是在会议开始前3天就已经安排好了会议的日程并将该议程通知到每位与会者。 ? ? 2.当与会者询问议程安排时总是回答：“还没定呢，等通知吧”。 ? ? 3.对于会议将要进行的每项议程都胸有成竹。 ? ? 4.会议开始前半小时还在为是否进行某几个议题而犹豫不决。 ? ? 5.提前将每一项会议任务安排给相关的工作人员去落实，并在会议开始前加以确认。 ? ? 6.临到会议开始前才发现还有一些会议设备没有安排好。 ? ? 7.预先拟定邀请与会的人员名单，并在开会前两天确认关键人士是否会出席会议。 ? ? 8.自己也记不清邀请了那些人出席会议，会议开始前才发现忘了邀请主管领导参加会议。 ? ? 9．会议时间安排恰当，能够完成所有的议题。 ? ? 10．会议总是被一些跑题、多话者干扰，难以顺利进行。 ? ? 11．会议室布置恰当，令与会者感觉舒适又便于沟通。 ? ? 12．会议室拥挤不堪，令与会者感觉不快，大家都盼望着早点结束会议。 ? ? ? 以上12个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的行为表现，请给自己加上一分；你如果选择了题号是双数的行为表现，请给自己减去一分。最后看看自己的总分吧！ 3～6分：你的会议沟通技巧是值得称道的。 0～3分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。 低于0分：你的会议沟通技巧真不怎么样，赶快努力吧！ ? 会议的安排 ? ? 制定 议程 安排 1.充分考虑会议的进程，写出条款式的议程安排。 2.确定会议的召开时间和结束时间并和各部门主管协调。 3.整理相关议题，并根据其重要程度排出讨论顺序。 4.把议程安排提前交到与会者手。 ? 挑选 与会者 1.首要原则是少而精。 2.信息型会议,你应该通知所有需要了解该信息的人都参加。 3.决策型会议,你需要邀请能对问题的解决有所贡献,对决策有影响的权威,以及能对执行决策做出承诺的人参加。 4.你需要对某些未在会议邀请之列的关键人士说明原因。 ? 适宜 沟通 的会 议室 布置 1.现场会议室一般比较方便且费用低廉,因此是首选地点。但如果涉及公司的对外公共关系形象或者与会人数很多，则可以考虑租用酒店或展览中心的专用会议室。 2.与会者的身体舒适需求不能忽略，应注意会议室的空调温度、桌椅舒适度，灯光和通风设备也应和会议的规模和安排的活动相适应。 3.根据你的沟通需要来选用适当的桌椅排列方式。信息型会议的与会者应面向房间的前方，而决策型会议的与会者应面向彼此。 ? 会议安排核查表 ? 检查项目 具体工作负责人 检查结果 会议沟通目标 ? ? ? ? ? ? 会议议程安排 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 参加会议人员安排 ? ? ? ? ? ? ? ? ? 会议实物安排 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 会议的主持 ? (一)成功地开始会议 ? 和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键：如果你知道自己将会说些什么来作为开场白，你就会放松下来。更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议开场秘诀 1．准时开会 对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。在高速运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”也是毫不夸张的。对于会议而言就更是如此，因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间，这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪，同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。 ? 2．向每个人表示欢迎 用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的成员，让他们作向大家做自我介绍。如果他们彼此已经见过面了，也要确保把客人和新来乍到的成员介绍给大家。 ? 3．制定或者重温会议的基本规则 会议的基本规则是会议中行为的基本准则，你可以使用“不允许跑题”、“聆听每一个人的发言”以及“每人的发言时间不能超过5分钟”这样的规定。如果准则是由与会者