档案管理制度llf1.doc

档案管理制度 一、档案管理原则 1、加强企业档案管理工作，更好地为企业提供信息服务。 2、企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，其中以科学技术档案为主体，包括：计划统计、经营销售，物产品、设备、基建、生产、党政工青、经营档案等。 3、企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护企业经济利益、合法权利和历史真实面貌的一项工作。 4、企业档案工作要坚持统一领导，分级管理的原则。 二、档案管理体制及机构 建立以集团公司办公室为首，档案室为主管，各部门参加的两级档案管理体制。 档案室负责全公司的档案管理工作，各部门设兼职档案人员负责本部门的档案收集、整理、移交工作，业务上受档案室监督和指导。 为加强集团公司档案管理工作，特成立集团公司档案管理小组，分别设组长、副组长、部门负责人、部门档案员。 4、档案管理小组职责 负责集团公司及本部门的档案管理工作。 贯彻执行《档案法》和集团公司档案管理规定。 负责集团公司或本部门各类档案的收集、组卷和归档工作。 三、档案管理人员岗位职责 1、要具备相应的专业知识。 2、要忠于职守，不泄密。 3、要主动工作，将所负责范围收集全，无遗露。 4、在每年年末，将本部门档案整理立卷，鉴定合格后交档案室保管。 四、文件材料的形成与归档 (一) 企业科技材料 1、企业科技文件材料的基本类型 ⑴ 企业产品文件材料 ⑵ 企业产品工艺文件材料 ⑶ 企业设备管理文件材料 ⑷ 基本建设文件材料 2、科技文件材料形成的标准： ⑴ 完整：一项活动所形成的科技文件材料已全部形成。 ⑵ 准确：科技文件材料的内容符合技术要求，满足企业生产需要。 ⑶ 系统：科技文件材料之间形成了一个完整的体系。 ⑷ 规范：所应形成的每份科技文件的内容表述和载体形式符合一定的标准和要求。 （二）企业经营管理文件材料 企业经营管理文件材料主要内包括： ⑴ 计划决策管理，包括长期计划和年度计划 ⑵ 产品销售管理，市场分析、产品销售与服务 ⑶ 财务管理，包括资金的计划、组织、调剂、监督和考核，但财务管理的内容与会计工作的内容应有区别：财务管理是保证资金的合理需要、严格货币监督、正确处理企业与员工之间的关系；会计工作是通过编制会计凭证、账簿、报表等反映和监督资金的周转活动情况。 （三）企业文书文件材料 1、企业文书文件材料包括： ⑴ 会议文件 ⑵ 总结文件 ⑶ 决议、决定文件 ⑷ 其他文件 （四）企业会计文件材料 企业会计文件主要包括 ⑴ 会计凭证 ⑵ 账簿 ⑶ 会计报表 （五）企业人事文件材料 1、企业人事文件材料包括： ⑴ 员工的招聘 ⑵ 员工的教育培训 ⑶ 员工的考核与评估 ⑷ 劳动保护和劳动保险 （六）企业特殊载体记录材料 企业特殊载体记录材料包括： ⑴ 录音 ⑵ 录像 ⑶ 照片 ⑷ 缩微胶片 ⑸ 计算机磁盘 ⑹ 各种实物等非纸质形式的记录材料 （七）各部门负责人及档案管理员在制定文件材料或通过不同途径获取文件材料时应及时积累、整理、归档。 （八）生产活动及管理工作中形成的各种文件材料由项目负责人及各职能部门兼职档案负责积累、整理和归档。 （九）各部门应将文件材料的形成、积累、整理和归档工作列入生产、技术等各项管理程序，并明确纳入工作计划和有关部门及人员的职责范围。 （十）专、兼职档案管理人员在参加产品试制、定型、基建工程竣工验收的文件材料鉴定时，对不完整、不准确、不系统的文件材料不予鉴定签字。 （十一）产品创优、成果及工程的文件材料不完整、不准确、不系统，档案员有权不予盖章并不得申报成果。 （十二）新购重要设备（仪器）和引进项目的文件材料到货时，有关部门应会同专、兼职档案员共同检查验怍，并及时归档。 （十三）本公司工作人员因公外出、学习、参观、考察和参加会议带回的文件材料必须归档，需继学习使用的要办理借阅手续，不予报销资料费。 （十四）档案员对各种业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作有指导、监督和检查的责任和义务。 五、档案的库房管理 1、档案库房要做到七防：防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。 2、档案库房建议执行《档案馆建筑设计规范》。 六、档案和鉴定。 根据有关规定编制档案分类方案，档案分类方案的确定原则是： 企业有长远利用价值的档案应永久保存。 对企业在一定时间内有利用价值的档案分别按长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。 2、企业档案鉴定由鉴定小组组织进行，鉴定小组由档案管理领导机构成员及各职能部门档案员组成。 ⑴ 鉴定工作每3-5年进行一次。 ⑵ 经鉴定确定永久保存的档案，如发现有不完整、不准确，应及时责成有关部门和人员进行补充或更改。 ⑶ 对于鉴定保存价值的档案，要登记造册，经领导批准后，由安全部门和档案室共同监销。 七、档案现代化管理 档案