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專案管理的三角難題與解法 老闆們當然希望專案做得又快，又好，又便宜； 但魚掌難兼，專案經理必須知所取捨。 信懷南／資深管理顧問，專欄作家 -------------------------------------------------------------------------------- 「要馬兒好，又要馬兒不吃草」這句話不知是誰「發明」的；發明這句 話的人，想來是專案管理的高手。為什麼？因為專案管理的精義，就 是「又要馬兒好，又要馬兒不吃草。」 一個成功的專案，通常有三個要素： 時間的要素──完成的時間要「快」。 成本的要素──完成的成本要「便宜」。 效果的要素──完成後的表現要「好」。 這三個彼此互斥的要素，就像一個等邊三角形的三邊一樣，缺了 一邊，或任何一邊比其他兩面邊短，我們就不能再稱這個三角形為等 邊三角形了。 在我的經驗中，如果在這三個要素中袛要做到一項的話，這種專 案好做，百分之八、九十以上的專案經理大概都可以勝任愉快。如果 在三個要素中要做到兩項，就不是一般的專案經理能勝任的了。在比 率上，我認為能把以上三個要素中的任何兩項做到的專案經理，大概 不會超過百分之五十。真正能夠把專案中三個主要需求都能做到的高 手，在一百位專案經理中，最多不到十個。 有人聽我這麼說也許會不服氣，認為我在這裡危言聳聽，亂嚇唬 人。他們不了解我的本意。我的本意祗有兩點： 第一、專案成功的要素，彼此之間是魚與熊掌的關係。 第二、要兼顧的難度，是照幾何級數上昇而不是按算術級數上昇。 這樣一個三角難題，要我們怎麼去解呢？我認為應該從兩方面去著手。 第一，我如果是個專案經理，一定要問： □什麼是「好」？ □什麼是「快」？ □什麼是「便宜」？ 　　「好」字咱們中國人用來真是千變萬化，神奇不已。有時用來作 副詞，像說：這顏色「好」漂亮。有時用來做動詞；說那個傢伙很「好」色，可不是什麼恭維之詞。「好」字用到恰處，又變成了另外意 思的代名詞了。別人問：「這個女孩子怎麼樣？」你說；「她很好」，言下之意，就是不很漂亮。別人問：「這個人怎麼樣？」，你回答：「他很好」，言下之意，就是他不太能幹。同時，某一個人認為好的，另外一個並不認為好，這是我們日常生活中常遭遇到的問題。 在專案管理中，好就是好，不好就是不好，這沒有什麼主觀或客觀的差異，也沒有什麼明示或暗示的問題存在。要談到專案管理中「好」的定義，第一個條件就是要看它是不是有用。「有用」和「能用」是兩回事。很多「能用的」東西不一定「有用」，這牽涉到客觀價值的問題。有一天，我在台北的街上看到一個年輕人開了一部德國製的跑車，車尾上還有一塊壓風板的那型。我心想，在台北這種交通堵塞、寸步難行的情況下，開這種跑車真是龍游淺水，英雄無用武之地。這部跑車算不算是部好車呢？當然算。但在台北街頭這種客觀環境之下，它還算不算是部好車？當然不算。 我從前有一只瑞士製的名錶，是屬於那種很貴，很多仿製品那型。因為要動，它才會上鍊，不動它，隔一陣就停了。我後來不勝其煩，換了一個日本製的石英錶，價錢祗有那只瑞士錶的幾十分之一，不但不用上鍊，並且有兩個時間，能讓我不用花腦筋就可以同時知道台灣和美國加州的時間。早上六點它會把我鬧醒，打球、洗澡也懶得把它脫掉，並且是夜明的。你說這兩個錶那個比較好？我可以很坦白地告訴你，因為後者比較有用，後者比較好。因此，在專案管理上，關於「好」的定義，是「有用」而非能用」。 「好」的第二個條件，要看它是不是能達到原先要達到的目的。 如果說目的是代步，汽車比腳踏車好；如果說目的是運動，腳踏車卻 比汽車好。在日常生活中，有人叫你去買蘋果，結果你買了橘子回來 。蘋果和橘子雖然不是一樣，但也許還勉強可以混過去。在專案管理 上，如果要的是蘋果，交貨的時候卻變成了橘子，這就不能算是一個 成功的專案。為了避免這種錯誤，專案經理必須在專案設計時把專案 結果的規格先弄清楚。口說無憑，要的東西都要寫下來。交貨的時候 ，如果我交給你的是規格上寫明的東西，那我就算給你一個「好」東 西。 不管專案的成果是什麼，也許是一套軟體系統，或一部新的機器 ，或一條新修的鐵路．．．．凡是好的東西，一定是容易用的東西。 當錄影機剛出來旳時候，懂得怎麼用它去錄電視節目，真是一門大學 問。在我的朋友中，大多數人都不會用，尤其是太太們，十有九人不 會用它。不會用、不敢用之人中，很多還都擁有博士學位哩。為什麼 ？因為它設計得太複雜，太不容易用了。後來有兩個中國工程師，想 出一個辦法，請每個電視台把每個節目都用一個不同的數字來代替， 到時候任何人祗要把他想錄節目的代號輸進錄影控制器中，節目時間 一到，錄影開始，這樣一來，人人會用錄影機。從專案管理「好」的 定義來看，簡單、好用的東西，就是「好」的東西。 一個專案的產品，除了有用和好用之