zd98-12《 传真、复印机、电话管理制度 》98.docVIP

ZD98-05 传 真 、复印、集团电 话 管 理 制 度 传真机的使用： 1、公司传真机由商务处专职使用，未经许可其他人不得擅自操作。 2、传真机的设置、维护及检修由办公室主任安排专人进行，他人禁止擅自进行。 3、传真电话仅用于收发传真，禁止用于通话联络。 4、接收传真：A：收到传真件，应检查文件是否清晰、完整。如有疑问，应立即与对方联系确认。 B：收到传真件，应作登记。若传真上指定收件人，则交该 收件人签收；若传真上无指定收件人则由办公室主任指定收件人签收。不得擅自做主，随意发散传真。 5、发送传真：A：各部门发送传真，须注明对方传真电话及收件人，先交办公室主任处登记，由办公室主任统一安排专人发送。 B：发出传真件后，应立即电话与对方确认传真是否收到、是否清晰，同时，在登记簿上登记。 6、办公室主任应安排专人负责传真机各种耗材的使用及保管，及时提出补充申请，确保机器正常运作。 7、公司传真设备仅限公务使用，禁止用于私人事务。办公室主任应随时检查收发传真记录。 8、对于以上各条的违反，办公室主任及考核部有权提出处罚意见。 复印机的使用： 1、复印机由商务处专职负责操作，他人禁止擅自操作。 2、复印机的设置、维护及检修由办公室主任安排专人负责，他人禁止擅自进行。 3、办公室主任应安排专人负责复印机各种耗材的使用及保管，及时提出补充申请，确保机器正常运作。 4、注意节约各种消耗品。每次使用应严格按要求登记。办公室主任应不定期进行检查。 5、复印私人物品，无论纸张大小，按每张0.30元计费，月底在工资中扣除。 6、对于以上各条的违反，办公室主任及考核部有权提出处罚意见。 集团电话使用： （一）、使用规定： 1、公司使用内部集团网络电话系统，原则上给每位员工单独配备一部分机。 2、员工应爱护电话设备，轻拿轻放，保持清洁。 3、别人通话时，保持办公室安静，严禁大声喧哗、禁止使用扬声器。 4、通话尽量简短，保持线路畅通，严禁占用电话聊天。 5、接听客户或合作单位的咨询电话，应由主管部门详尽、准确、耐心解答，严禁一知半解，擅自做主。 6、公司将为员工设置长途密码，每月按照工作量考核个人长途电话费。禁止私下打听别人长途密码。 7、公司电话仅限公务使用，尽量避免打私人电话。 8、当总机没有人值班时，旁边的人应在震铃三声内必须接转应答。 9、总机人员离开时，应将主机控制功能转至另一台分机。 （二）、电话礼仪规定： 1、打电话：* 拨打电话前应检查号码及对方姓名是否正确。 * 预先考虑好（最好写下）需要交流的重点，尤其是在打长途电 话之前。 * 把公司资料放在电话附近，避免通话中匆忙查阅。 * 当对方接听电话时，先介绍自己姓名及所属机构。 * 清楚说明致电内容。 * 让对方有机会发问。 2、接电话：* 必须在电话响三声之内应该拿起听筒。 * 接电话义务顺序为：本人、本部门人、座位最接近者。 * 先说：“您好”并讲出自己的姓名或所属机构。 * 问清对方姓名、机构后，耐心听取对方表述，让对方感到您愿 意帮助他/她。 * 同事的电话应尽快转接或传达，切勿让来电者久等。 3、传递留言：* 若同事不在，应建议对方留下姓名及联系电话，问清何时回 电话方便。 * 详细准确地记录留言。 * 在结束通话前重复一遍留言，特别是电话号码及单位姓名的 拼写。 * 留言应具备五项内容：来电者姓名、所属机构、电话号码、 何时回电最方便、来电原因。 * 在不确定的资料旁标注，尽量亲自递交留言或过后追问同事 是否看过留言。 4、如何说再见：* 挂电话前应向对方表示问候或感谢。 * 让对方先挂上电话，然后轻轻放下听筒。 （三）、以上各条如达不到要求，将每次扣除工时分1--2分。 四、本规定自1998年7月1日起生效，解释权归考核部。