97学年度台湾大学国际事务人员系列研习-國際會議規劃與管理.ppt

08/28/2008 97學年度臺灣大學國際事務人員系列研習校園國際化-國際會議規劃與管理 主辦: 臺灣大學國際事務處 主持: 林淑靜 組長 講師: 呂秋霞 專業會議經理人（PCO） 日期: 97年8月28日 課程安排 9:00~10:30 國際會議規劃與管理 10:30~10:50 茶敘 10:50~11:50 國際會議規劃與管理 及 QA 國際會議規劃與管理 呂秋霞 專業會議經理人（PCO） MICE：會展產業 Meeting, Incentive, Conference, Exhibition Meeting, Expositions, Events, and Conventions (MEEC) Conference Industry (Meeting Convention Industry) Exhibition Industry Hospitality Industry Tourism Industry 政府於2004年起，已將「會議產業服務業發展四年計畫」列為「挑戰2008國家發展計畫」中的重點計畫，經濟部商業司為會展產業之主管機關，總計將投入新台幣11億4千萬元，並於經濟部商業司設置「會展專案辦公室」 。() 我國會議產業目前有三個主要相關的民間社團組織： ■中華國際會議展覽協會 (TCEA 1991年 成立） 會員包括會議顧問、展覽公司、會展設計及裝潢、航空旅 運及交通、飯店、翻譯及口譯服務等。 ■台北市展覽暨會議公會 (TECA 1999年成立) ■ 亞洲展覽及會議協會聯盟 (AFECA 2004年成立) 創始會員國有我國及中國、日本、印尼、馬來西亞、 菲律賓及新加坡。 你的角色—Meeting Planner/PCO Association Meeting Planner Corporate Meeting Planner Independent Meeting Planner 國際會議籌備三階段： 一、 會前階段 【會前6-24個月】 二、 會中階段 【會前3天會期3-5天】 三、會後階段 【會後1個月】 會前階段（一） Organize Yourself, before You Organize a Conference ! 【會議籌備企劃書】 ＊基本作業流程 會前階段（二） 場地的選擇 會議行銷 印刷設計與製作 視聽設備的安排 會場臨時工作人員安排 其他相關服務的安排 會前階段（三） 簽證與通關 交通與旅遊的安排 住宿與餐飲的安排 社交節目的安排 會期中的作業安排 會前協調會的安排 秘書處設立與大會資料運送 報到的程序與現場的溝通 會期中的特殊事件處理 記者會的安排 緊急事件的處理 會期後的檢討評估與善後處理 會期後的檢討與評估 結帳 致謝相關人員 Organize Yourself, Before You Organize a Conference! 三、特殊視聽系統 1.多媒體 2.同步翻譯設備 3.視訊會議 四、會議室本身對於會議的影響 會議設備與會議室周邊環境，都會影響視聽的 品質與投射效果。包括： 1.天花板 2.牆壁 3.地板 4.柱子 5.窗戶 6.鏡子 7.門 8.電力 9.出口 會場臨時工作人員的安排 不管會前的籌備工作準備的多完善，會期間 在會場各處都需要現場工作人員去執行所有規劃的 事宜。因此主辦單位需要僱用及訓練一些臨時工作 人員： 1.人力規劃 2.臨時工作人員基本要求 3.臨時工作人員工作內容 4.人員之僱用及訓練 相關服務的安排 其他相關服務的安排 1.花藝 2.辦公室事務機器 3.辦公室傢具和設備 4.保全 5.攝影 與會代表的作業安排 簽證與通關 一、簽證 1.政府規定 2.特殊規定 3.大會邀請函 二、通關 1.一般與會者通關 2.特殊禮遇通關 3.機