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檔案立案作業 檔案管理局 TEL:2513-1871 2513-1891 2513-1889 課程大綱 檔案整理 檔案編案 資訊系統之編案功能 檔案整理目的 將檔案進行有次序的排列及建立關聯，以利： 保管 清理 調閱使用 檔案蒐整範圍 以本機關辦理與業務職掌有關工作而產生之各類型文件資料(非僅限有掛文號之公文書)，為各機關檔案蒐整主要範圍。 檔案整理單元 案件： 收文或發文連同其簽辦或創簽之文件。 檔案整理基本單元。 案卷： 具體表現案件間之關聯性並反映業務活動情形之案件組合。 系列/副系列： 相同性質業務產生之檔案為一系列，必要時得予細分為副系列。 全宗： 同一機關(構)、團體或個人之檔案。 檔案整理單元 檔案整理單元：案件 案情關聯之文件資料，宜併入同一案件。 例： 來文及其簽辦與發文案件 ，例： 法規請釋、意見徵詢與答復 同一會議之開會通知與會議紀錄 同一事由申辦、送審及核復結果 同一活動之各張照片，得彙集為一案件或以單張照片為一案件。 同一研究完成之報告、紀錄宜視為一案件。 檔案整理單元：案件 案情關聯之文件資料，宜併入同一案件。 例： 檔案整理單元：案卷 同一分類號下，案情關聯或性質相同案件之組合。例： 專案之相關案件，宜彙集編案。 案情具發展性，其關聯案件宜彙集編案。 案情無關聯，但性質相同之案件，得彙編成案。 案卷內某一案情持續發展檔案數量增加，宜審酌檢出另行編案。 檔案整理單元：案卷(續) 跨年度案卷 vs. 分年度案卷 跨年度辦理之業務，相關案件得彙集成一案，如案件數量過多，得分年度立案。 年度例行辦理業務產生之案卷，得分年度再依檔案 　內容與性質編案。 檔案整理作業步驟 Step 1：分類 Step 2：編案 Step 3：立卷 Step 1: 分類 賦予各案件分類號，聚集同分類號之案件。 分類原則 性質相同者歸入同一類目 分入專屬或最適切類目 涉及二類目以上，應就內容歸入主要類別 檢視分類號之妥適性 Step 2: 編案 查檢已立案卷 根據歸檔案件之分類結果，查檢該分類號下已立案卷 歸入舊案或另立新案 依檔案案情或性質判定，並兼顧檔案數量衡酌編案 案情賡續發展或屬專案性質者，宜另立新案 立新案者，應賦予案次號及案名 Step 2: 編案(續) 必要時重整已立案卷 案情複雜或未來賡續發展、檔案數量過多 檔案重要性不一 Step 2: 編案(續) 編案作業輔助資訊 本機關年度重要業務、專案辦理情形 與業務單位溝通，掌握業務現況或未來發展 參考本機關列管之重要工作項目 檢視往年編案情形、檔案使用狀況 Step 3: 立卷 同一案卷內之各案件，依文件產生日期先後順序入卷 跨年辦理者，考量檔案數量及管理之需得分年立卷 例：臺灣菸酒公司民營化案，其年度號/分類號/案次號 為92/02316/1，卷1-3為92年度民營化案件；卷4-5 為93年度民營化案件….. 例：民間機構參與重大公共建設適用免納營利事業所得 稅辦法修正案，其年度號/分類號/案次號為 93/316/1 ，卷1為93年修正案；卷2為95年修 正案 Step 3: 立卷 編列各案件檔號 檔號：年度號/分類號/案次號/卷次號/目次號 (檔號≠　　　分類號) 跨案，卷次號不連續；跨卷，目次號不連續 年度號：案卷內案件起始之年份 何時進行編案立卷? 案件歸檔後，即予編案立卷，賦予檔號 優點: 歸檔後即進行整理， 方便檔案查找 缺點: 案情發展不易預測，且無法確知全案數量，較難掌握編案方式 案件歸檔後，同一分類號之案卷，其歸入之各案件可呈現較完整案情或一定數量時，再予編案 優點: 案情內容較完整，且能兼顧檔案數量多寡，擇選妥適之編案方式 缺點: 案件未立即整理，影響檔案查找 檔案編案原則 同一分類號之案件彙集一案或分立數案 依案情區分：案情相同或關聯者，編入同一案卷 依性質區分：案件內容單純且無關聯性，得依性質編入 　　　　　　　同一案卷 重要案件：一事一案 專案性業務檔案：編立專案 　　　　　　　　　 編案原則：一事一案 機關重要專案、計畫或業務活動 例1：「濱江市場改建工程塌陷」 例2： 「921減稅專案」 例3：「士林區市民運動中心興建工程計畫」 例4：「中興新村藝術村構建計畫」 例5：「萬大路市有地開發」 例6： 「公共服務擴大就業計畫勞健保申報」 編案原則：依案情/性質 於分類號下編立單一案卷 案件案情單純、無關聯性，性質相同者 例1：分類號0213「兒童遊戲場管理」下編立單一案卷 「公園兒童遊戲場管理」 例2：分類號0342.1 「公共電