第九章：行政管理理论与实务行政信息.ppt

第九章：行政信息 第一节：行政信息概述 一、行政信息的特征与类型 （一）信息 信息一词来源于拉丁文，意思是解释和陈述。一般来说，信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出的信号、消息所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （二）行政信息 行政信息是反映整个行政管理活动的各种资料、情报、数据、指令等所包含内容的总称。特征体现在： 1、真实性。 2、价值性 3、多变性 4、时效性 5、共享性 （二）行政信息的类型 1、原始信息与加工信息； 2、日常信息与突发信息； 3、正式信息与非正式信息； 4、语言性信息与非语言性信息； 5、既往信息与预测信息 二、信息在行政管理中的作用 （一）信息系统本身是行政管理系统不可缺少的重要组成部分。 （二）信息是行政计划与行政决策的立足点。 （三）信息是行政执行与行政控制的根本障碍。 （四）信息是行政沟通和行政协调的纽带和桥梁。 三、行政信息系统 行政信息系统，是指为管理和处理行政信息而建立的，具有一定组织体系和运行程序，以及相应的技术设施的有机整体。一般由以下几个部分构成： 1、行政信息系统的情报部门； 2、行政信息系统的统计部门； 3、行政信息系统的档案部门； 4、行政信息系统的数据库； 5、行政信息系统的图书资料部门； 6、行政信息系统的咨询、监督、反馈部门 四、行政信息的处理过程 1、获取信息 2、处理信息 3、传输信息 4、储存信息 5、输出信息 6、反馈信息 五、我国行政信息系统的完善 （一）我国行政信息的收集渠道 1、公文的流转 2、会议与会谈 3、工作通报 4、建立信息库 5、领导下基层考察 6、信息发布会 （二）我国行政信息系统存有问题： 1、从信息收集方面看，信息内容贫乏，数量不足，使信息缺乏目的性、真实性、时效性、系统性和全面性。 2、从信息处理过程看，处理信息的方法不得当，导致信息的选择判断和分析整理方面存有问题。 3、从信息传递过程看，由于传递渠道单一，导致传递速度慢，决策失误。 4、从信息反馈过程看，报喜不报忧的做法导致执行过程的不良后果。 （二）我国行政信息系统的完善 1、完善我国的信息管理体制。 2、努力提高信息工作人员的素质； 3、完善硬件设施，实现办公自动化。 第二节：行政信息沟通 一、信息沟通的涵义 （一）信息沟通的概念和意义 1、信息沟通，是指各种可理解的信息或思想在两个或两个以上的人群中传递或交换的过程。简单的说，信息沟通就是信息的交流、联系和传递。 2、信息沟通的意义 ⑴ 沟通是协调组织内部各个体和要素行动一致，保证组织成为一个牢固整体的凝聚剂。 ⑵沟通是领导者激励下属，实现领导职能的根本途径。 ⑶沟通是行政组织与外部环境建立联系的桥梁和纽带。 3、信息沟通的障碍 ⑴个人因素 ⑵人际因素 ⑶ 结构因素 ⑷ 技术因素 案例分析 有时外交语言的含蓄性还可通过讲故事的方式表达出来。1972年5月，尼克松访苏。会谈中，双方在限制战略核武器问题上分歧很大。有一次，勃列日涅夫就对尼克松讲了这样一个故事：“从前有一个俄罗斯农民，徒步跋涉前往一个荒僻的乡村。他知道方向，但不知道距离。当他穿过一片桦树林时，偶然遇到了一个枯瘦的老樵夫，就问他离该村子还有多远？老樵夫耸耸肩说，‘我不知道’。农民吸了一口气，把褡裢换了换肩，便撒腿走了。突 然，老樵夫大声嚷道：‘顺着道儿，再走15分钟就到了。’农民感到莫名其妙，转身问道：‘那你干吗刚才不说？’老樵夫徐徐答道：‘我先得看你步子有多大啊 在这里，勃列日涅夫把自己比作“老樵夫”，要尼克松这个“俄罗斯农民”在谈判中先走一步。多边外交所使用的语言，更注意含蓄和婉转。联合国文件使用的语言，多采用中性名词，如不说“敌人”而说“对手”。在国际会议上听别国代表滔滔不绝的发言时，不要被前 面一大串客套话所迷惑，而要把注意力集中在“但是”所引出的真意上。例如，“本代表团对这个建议有着最大的同情，但是愿意指出……”，“我对某国杰出的代表怀有深深的敬意，但是我认为……”等等，其实这些都是“拒绝”、“否定”、“不同意”的委婉表述。“伟大的废话”对外交官来说，善于说“废话”或许也是一种本事。有人把某些外交语言戏称为“伟大的废话”，并非全无道理。 二、信息沟通的类型 总体上，信息沟通分为正式与非正式沟通两种。 （一）正式沟通。 依靠行政体系的正式机构和权限关系进行的沟通，一般分为三种：上行沟通、下行沟通和平行沟通 （二）非正式沟通。 正式组织之外的沟通，一般以行政人员之间的交往为基础，通过各种各样的社会交往而产生。 非正式沟通的优点：弥补正式沟通渠道的不足，传递正式沟通无法传递的信息，使行政领导了解到正式场合无法获得的重要情况；了解行政人员私下表达的真实想法，为决策提供参考；减轻正式沟通渠道的负