《行政、广告管理制度》.docVIP

行政、广告管理制度 会议管理制度 一、各种会议须周密准备、安排，杜绝仓促拖拉会议。 二、各部门接到会议通知，认真记录时间、地点并及时通知参会人员。 三、召集会议部门应提前到会做好各项准备工作。 四、参会者须准时到会，中途不得随意离席，特殊情况不能到会者，需提前向组织召开会议的领导请假。 五、保持会场肃静，手机、BP机调至震动档，遇紧急情况场外回复。 六、参会人员认真记录会议内容，会后及时传达，落实会议精神。 七、会议召开部门负责会议精神落实、催办。 印章管理制度 印章刻制、启用、更换、撤销 印章刻制、启用、更换、撤销均由广告办公室按照行政审批程序统一办理，并报相关管理部门备案。 公章由总经理启用，其他印章启用、更换、撤销由使用部门提出，经总经理批准后到广告办公室办理手续。 印章保管、使用 公章由各单位总经理负责保管使用，总经理外出或休假三天以上，委托本单位部门经理暂时保管，并按规定经请示总经理后方可予以盖章使用。 其他各类专用章由所属部门经理负责保管、使用。公章、财务专用章、合同章下发使用须与总经理签订委托协议书。 各类印章须在保管部门办公室内使用，确需携带印章外出用，需由主管领导批准。 印章加盖应端正、清晰，便于识别。 印章使用须填登记表，按审批权限批准使用。 印章须妥善保管，防止遗失被盗，发生遗失被盗须及时报广告办公室备案处理。 介绍信管理制度 使用开具介绍信，须登记并经主管领导批准。 介绍信不得转接、丢失、撕毁。 禁止擅自伪造介绍信，违者公司予以严厉制裁。 无特殊情况，禁开空白介绍信。 介绍信由广告办公室专人负责保管，根据使用情况填写。 因公事出差需携加盖公章、空白介绍信者，返回公司应及时交回予以注销。 行文工作管理制度 行文规则 一般部越级行文，必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。 呈报的公文应一文一事。 对外统一名称：对外行文、签署合同均应使用公司全称。 行文格式与要求 行文标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、函等）。 抬头应注明报送单位（部门、称呼、职务）。 应有行文编号，以便于存放、查找和立卷归档。 对外行文编号统一为（京）金[ ]第 号 内部行文编号统一为（京）金 第 号 文字内容应简练准确，不用“大概”、“可能”等词及不准确数字，标点符号使用力求准确。 行文文体：统一要求正文使用宋体小四号字，纸张标准为A4型。 行文程序 对外行文 凡需以公司名义外发的行文，由拟稿人就发文格式撰文后，交由部门经理核稿签字。 将签字后的文稿转呈主管副总、总经理签发。 打印完毕拟稿人核对无误后，加盖公章后发出。 对内行文 凡属部门向公司总经理或主管副总提交的请示、报告须由承办人以部门名义拟文，经部门经理签字同意后交主管副总签字后转总经理办公室进行登记和呈送。 经公司总经理或主管领导审批（审阅）后，交有关部门承办。 呈报公文的部门适时询问报批情况。 第五章 文本档案管理制度 一、文本处理 1、文本出来工作原则：及时、准确、保密、安全。 (1)及时：根据文件时间，及时迅速登记办理，做到不积压、不拖拉、不误时、不误事。 （2）准确：文本处理须保证质量，做到认真、细致、准确无误。 （3）保密：具备守密意识，做到不泄密、不失密。 （4）安全：文书档案须妥善保管，严禁携带纪要文件回家或去公共场所。 2、文本处理工作任务：收发登记、公文转接、呈阅催办、立卷归档、注销。 3、文本处理工作制度 （1）各部门指定专人负责文本工作，力求做到情况熟悉、收发清楚、手续简便、责任分明、防止漏办延误。 （2）一切来问（含会议带回文件）须由专人进行登记，其它人员不得自行处理。 （3）发文：凡以公司名义向主管部门的请示、报告原稿及批回原件由广告办公室保存，承办部门需存档留复印件，形成的正式文件、材料应交专人登记发出，并由打字室保存草稿、定稿和1份打印正本。 （4）接收文件、重要信件，收件人员须办理编号登记手续，发文须由收文人签字登记。 （5）文件保密：对性质或来源不同文件、材料须进行分类立卷，保管，以便查阅，并定期清理，保证文件运转并及时收回。 （6）凡属公司领导亲启件，不准拆信，直接送达。 （7）外出参加上级会议带回正式文件，须及时交到广告办公室，由文秘人员按正式文件进行登记。 （8）职能部门接到主管领导批办的文件，须及时提出办理意见，不得延误。 （9）对送阅、批办的文件，文秘人员须及时了解办理情况并跟踪催办，避免积压、拖延。 （10）材料积累 A 文件处理人员须掌握本部门工作动态，注意收集材料。 B 建立“大事记”，注意记录、避免遗落。 C 做好会议记录。 二、立卷、归档 1、一切应归档的文件、资料，依据历史作用，按永久、短期、定期分类，并在同一性质类别文档中以收发时间顺序排列立卷。 2、分类立卷档案，必须注册、编号、列出目录、