《办公用品管理制度01》.docVIP

安徽金一购机电有限公司 文件编号：JYG-GP-004 页 数： 8 办公用品管理制度（暂行） A/1 第一版 2011.12.1 版次 修订说明 编制人 审核人 批准人 生效日期 分发号 目录 1.0目的 2.0适用范围 3.0定义 4.0职责 5.0管理规定 6.0办公用品验证 7.0办公用品入库及仓库管理 8.0附件 8.1《办公用品申购表》 8.2《办公用品月度申购表》 1.0目的 为规范办公用品计划、采购、检验、入库、保管、领用管理，确保对库存办公用品进行安全、高效、有序的管理，合理控制日常办公费用，降低管理成本，特制定本管理制度。 2.0适用范围 本管理制度适用于本公司办公用品管理工作。 3.0定义 3.1.1常规办公用品包括：便笺、笔记本、常用各种单据、笔芯、墨水、复写纸、复印纸、墨盒、大头针、回形针、白板笔、记号笔、电池、订书钉、修正液、胶水、笔、文件袋、文件夹、文件架、档案袋、剪刀、直尺、板夹、文件夹、铁夹、美工刀等办公易耗品。 3.1.2非常规办公用品包括：电脑及附件、打印机、传真机、办公桌椅、文件柜、电话机、特殊性单据、宿舍床椅、衣橱、食堂用品等采购。 4.0职责 4.1前台文员负责办公用品采购、验收、入库、核发、领用手续的办理和库存办公用品的保管； 4.2人力资源部经理负责对办公用品采购计划的审核及日常办公用品管理工作的监督； 4.3总经理负责对办公用品采购计划的审批。 5.0管理规定 5.1办公用品的采购 5.1.1公司办公用品实行月度采购，每个月26日由各部门填制《办公用品申购表》，交行政前台处； 5.1.2行政前台文员根据库存情况，于当月28日前将各部门申购情况进行汇总后，结合库存限额编制《办公用品月度申购表》报主管部门审核，总经理审批后及时安排采购； 5.1.3库存中无储存的零星、应急办公用品由使用部门负责填制《办公用品申购单》，报主管部门审核，总经理审批后及时安排采购。 5.1.4主管部门依据下列内容审核： 实际库存量；月平均消耗量；库存办公用品的限额标准；实际需求；资金预算。 采购计划不合理的，应及时予以调整；采购计划合理的，应在审核栏内签署姓名、日期。 5.1.5月度采购计划在每月30日前报总经理审批； 5.1.6月度采购计划经总经理审批同意后，前台文员按照采购控制的要求进行采购。 5.2非常规办公用品的采购 各部门因工作需要，购置非常规办公用品，须先提出采购申请，说明用品名称、规格、型号、用途等具体要求，报分管领导签署意见，经总经理同意后，由相应部门统一采购，财务部门统一结算。 6.0办公用品验证 6.1验证要求 6.1.1每次采购办公用品应按照一定的比例进行抽样验证。 6.1.2 采购的办公用品须具备合格证，特别是对批量（或成箱、成件）购买的办公用品必须要求验证合格证，办公用品的合格证由前台文员整理放入指定文件柜内； 6.1.3办公用品的说明书、使用说明书及保修卡等资料在验证无误后由前台文员保存、备查。 6.1.4 验证办公用品的规格、型号、数量等必须与办公用品采购计划上的内容相符； 6.2办公用品验证的方法 6.2.1应目视办公用品外包装平整光滑，密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹； 6.2.2办公用品质量、性能的验证方法 a)应仔细验证物品表面有无擦伤、破损、裂缝或扭曲变形； b)在验证铁制物品时，应注意有无锈迹； c)转动物品连接部位，检查其转动是否灵活，有无大的摩擦声； d)仔细检查物品接口部位，看有无松动、滑丝现象； e)验证物品质量是否符合购买要求； f)验证物品颜色是否符合要求； g)验证物品规格、尺寸是否符合要求； h)检查物品附属件是否齐全； i)进行试用的验证方法，以检查物品性能情况； j)国家规定的其他验证方法。 6. 3办公用品验收程序 a)采购到货的办公用品需经过验收才能入库； b)由前台文员按照办公用品验证要求中相关规定，对办公用品进行验证； c)验证合格的物品，进入仓库并按规定进行存放； d)验证不合格的物品应及时联系供应商进行退、换货处理； e)暂时无法检验的物品，应收入仓库“待检”存放，可以进行验证时马上予以验证。 6.4办公用品验证资料的保管 6.4.1前台文员应做好每次办公用品验证结果的记录； 6.4.2办公用品验证资料由前台文员按月度归档保存。 7.0办公用品入库及仓库管理 7.1办公用品的入库程序 7.1.2前台文员原则上应在办公用品采购到货的当日，进行验收入库，特殊情况不能在当日入库的，应报主管部门批准后另行处理； 7.1.3经验收合格的办公用品，前台文员应进行入库，并分类存放； 7.1.4经验收不合格的办公用品，进行退、换货处理，不得入库