《行政物资管理制度》.docVIP

第  PAGE 20 页 共  NUMPAGES 20 页 行政物资管理制度 第一条 目的 为规范XXX（以下简称公司）行政物资管理，明确行政物资管理流程，保证公司行政物资合理配置，特制定本制度。 第二条 本制度所称行政物资管理 指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购、入库、领用、维修、报废、清查等一系列管理工作。 第三条 行政物资分类 公司行政物资主要分为两大类，分别为固定资产类和低值损耗品类。 一、固定资产（价值2000元以上），如打印机、电脑、空调、投影仪等； 二、低值损耗品（价值1999元以下）： （一）价值50元—1999元的低值损耗品，如电话、传真机、文件柜、办公桌椅等； （二）价值49元以下的低值易耗品，其中包括部门所需品和个人所需品。 1、部门所需品：传真纸、复（写）印纸、打印纸、墨水、胶水、订书机、回形针、计算器、文件栏、笔筒、文件夹等。 2、个人所需品：签字笔（芯）、圆珠笔（芯）、铅笔、笔记本、双面胶、回形针、信笺纸等。 第四条 管理部门 行政部是公司日常办公用品的管理部门，负责行政物资的管理工作。 第五条 适用范围 本制度适用于公司全体组织及个人。 第一章 行政物资采购 第六条 行政物资采购条件 以下两种条件至少满足一种时，应着手办理行政物资采购相关事宜： 一、各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品； 二、库房该类行政物资数量低于规定最低库存量。 第七条 行政物资采购流程 一、在满足物资采购条件时，行政部跟据库存记录，提出采购申请，填写《行政物资采购申请单》（详见附件1）； （一）价值499元以下的低值损耗品，由分管行政的副总经理审核，总经理审定； （二）价值500元以上的行政物资，由分管行政的副总经理、总经理双审核后董事长审定； 二、行政部物资管理相关人员凭审定后的《行政物资采购申请单》交采购部联系采购； 第八条 行政物资采购要求 一、行政物资一般由采购部向供应商采购,电子类行政物资（如个人计算机）,可以经董事长同意并授权相关部门（如信息部）采购； 二、行政部应建立行政物资库存量档案，每月限定时间清查账本，发现库存物资不够应及时添置。 第二章 行政物资入库 第九条 行政物资入库条件 经质量检验部门、信息部门等检验合格的采购物资可以办理物资入库手续。 第十条 行政物资入库流程 一、采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理； 二、物资管理人员再次清点《购销合同》和《行政物资采购申请单》上所列各项指标，对照质量和数量； 三、清点无误后根据入库物品、时间、型号等填写《行政物资入库明细表》（详见附件2）同时备份存档。 第十一条 行政物资入库要求 一、拒绝不合格或手续不齐全的物资入库，杜绝只见入库单不见实物的现象； 二、入库时，行政部相关人员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量不合格时，不得办理入库手续； 三、如有多领的行政物资需要退库时，必须由物资管理员填写物资入库单，办妥手续后方可入库； 四、人员离职时，由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库，如物资回收时因保管、使用不当或故意损坏造成损失，由使用者酌情赔偿。 第三章 行政物资领用 第十二条 行政物资领用依据 一、被规划为公司固定资产的行政物资，在员工入职时按各职等对应标准，报分管行政的副总经理审核，总经理审定后发放，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须向行政部提出申请； 二、低值损耗品的领用可依据历史记录(如以过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用频率(如圆珠笔每月每人发放一支),并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率，同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则，但纯消耗品不在此列（如信纸等）； 第十三条 行政物资领用流程 一、不同价值的行政物资的领用流程如下： （一）价值在10元以下的低值损耗品，由申请领用人直接在行政部物资领用登记簿上注明领用品名、数量、领用日期等即可领用； （二）其它价值的行政物资由领用人填写《行政物资领用申请单》（详见附件3），按同等价值行政物资采购报批标准申请，并经行政部负责人和分管行政副总经理双审核，总经理审定后方可领用，同时在领用登记簿上注明明细； 三、行政部将《行政物资领用申请单》附着在《行政物资出库明细单》后存档，按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资。 第十四条 行政物资领用要求 一、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量节约； 二、需要以旧换新的行政物资，如发生遗失，更换时视具体情况给予一定经济赔偿； 三、新入职职员到职时如需要领行政用品的,由人力资源部按流程统一向行政部提出行政用品申领要求； 四、物品领用后，遵从谁领用，谁管理的原则。个人物资由