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2003年7月 1 工作常识 ?1.1 工作时 1) 对方在工作时，不要在旁边说话，如果不得不说的话，应该说：“打断一下可以吗？”。 2) 工作应该有正确的姿态，虽说已经习惯，但绝不能把脚伸出老长，把报刊杂志弄得到处都是。 3) 记得收拾办公桌的上面和四周，文件四散不仅难看，而且会导致材料的丢失。 4) 下班时不要一下子飞出公司，一定要记住第二天的工作，并积极准备，另外不要忘了问一下能否给留下的人一些帮助。 1.2 外出时 1) 有时会有紧急事件发生，不管去什么地方，时间长短，都要告诉旁边的人一声再出去。 2) 不管时间有多仓促，也不能随随便便把重要文件置于桌上，不仅会造成文件破损、丢失，而且可能会把秘密外泄。 3) 要把去的地方、事件、回公司的预定时间清楚地通知直属上司，在外出情况较复杂时，应把各自的情况写成条状记下来。 4) 如果不能在预定时间回公司，首先要打个电话，向上司报告，若不吭声，不仅会让人担心，而且会按作回公司时间安排工作，切忌自由行动。 1.3 忌公私混同 1) 不能把公司的物品当成私用，即使是圆珠笔、信封、便笺这类小东西，对待小事件也要仔细。 2) 禁打私人电话，别人打过来时，要尽快完事，一时解决不了的，以后再打过去。 3) 因私事离开时，必须经过上司许可。 2 工作方法? 2.1 工作的周期计划、实施、总结 工作从计划方法和程序开始，在计划的基础上实施，然后推进，再分析结果，据此开展以后的工作，这样，计划→实施→总结→，反反复复，工作就能顺利开展。 2.2 计划的五个步骤 1) 第一步：把握目的 计划必须目的明确，把握目的，设置目标。 2) 第二步：收集数据 关于时间、人数、费用等，要收集必要的数据。 3) 第三步：数据的核查 对收集来的数据进行分类、重组，从而发现新内容。 4) 第四步：计划的做成 根据收集、核查的数据，完成计划，尽可能使它富于针对性和应变性。 5) 第五步：计划的修改 检查是否达成最初的目的，是否符合上司的方针，在费用后援等方面是否可以解决，然后做成最 后的计划。 2.3 中途检查防止错误产生，计划分配时间，这一点很重要，时间不仅要给予，还要创造，尽快完成计划，以便有充分的时间工作，那样，中途还可检查，尽早发现问题和障碍。 2.4 对相关人的支持和协助 在工作中讲究配合，事先和参予者沟通，请求支持和协助。 3 电话接打 3.1 打电话 1) 打电话前整理一下事件。 2) 给大的公司和团体打电话时，事先调查一下担当部门，别因转接而花费时间。 3) 上班前、下班后、午休、深夜时避免打电话，迫不得已时，要向对方郑重道歉。 4) 说话前要确认对方身份，自己的姓名也要先知对方。 5) 若要花长时间时，应询问对方情况是否合适。 6) 重要内容要记笔记，并复述确认。 7) 若对方不在，拜托打过来的时候，要确认接电话人的姓名。 3.2 接电话 1) 铃声响3声之内要接电话，如果3声以上，应说：“让你久等了”。 2) 接电话时先自报部门名，如“您好、这是技术课”。原则上先打电话的人先放下。 3.3 电话叫人 1) 对方指名找人时，要复述其姓名，若有同名人，一定要确认是哪一位。 2) 能马上到的要说“请稍等片刻”，要花上一分种左右的，应问“您愿意等吗？” 3) 在电话中，会客中，会议中时，应告知情况，询问对方意向，如果对方说等，应记下再通知本人，若花的时间长，应再次征求对方意见，不管什么情况，不能超过2分钟。 4) 被要求传话时，必须记笔记并复述，告知自己的姓名以明确责任。 5) 遇到紧急事件，要通知本人等待判断 4 接待来客 4.1 客人到达 1) 客人的预约要事先安排接待，而且，有客人来了，无论是谁都要立即出去迎接。 2) 行礼时，微微低头，上体倾斜35°为普通行礼；倾斜45°头深深低下去为最恭敬的行礼，这时候，手要贴着裤缝。 3) 带领客人时，在来客的斜前方同客人保持步调一致，上楼梯时，客人在前；下楼梯时引导者在前。进入室内时，推门先进，迎候客人；拉门时客人先进。 4) 在会客室入座，用手批示座位，客人入座后自己才坐。 4.2 接待方式 1) 首先笑着点头，一边看着客人，一边询问有何事情。 2) 迫不得已离席时，要说“失赔一下”。回来时，不要冷