办公软件【第六章：文档处理的综合应用】.ppt

本章学习内容 6.1 文档审阅和修订 6.2 应用样式 6.3 大纲视图中的文本格式 6.4 使用文档结构图 6.5 使用阅读版式视图 6.6 脚注尾注 6.7 编制文档目录 6.8 邮件合并及域的使用 文档处理的综合应用 本章将通过一些具体的应用案例，介绍Word软件在我们日常生活和工作中的一些实用技术。通过本章内容的学习使同学们掌握对文档审阅和修订的能力；长文档的编辑和处理的能力；批量处理包含较多重复信息文档的能力。 6.1 文档审阅和修订 文档的审阅与修订可以使在电脑中批改文章与在纸上同样的方便。 6.2 应用样式 “样式”就是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。当应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。 6.3 大纲视图中的文本格式 大纲视图主要显示文档的层次结构，如章、节、标题等。这对于长文档来说，可以让用户清晰地看到它的概况简要。在大纲视图中，Word 简化了文本格式的设置，以便将精力集中在文档结构上。 6.4 使用文档结构图 “文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪在文档中的位置。 6.5 使用阅读版式视图 如果打开文档是为了进行阅读，阅读版式视图将优化阅读体验。阅读版式视图会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏。 6.6 脚注尾注 脚注和尾注用于在打印文档中为文档中的文本提供解释、批注以及相关的参考资料。可用脚注对文档内容进行注释说明，而用尾注说明引用的文献。 6.7 编制文档目录 通常，长文档的正文内容完成之后，我们还需要制作目录和索引。所谓“目录”，就是文档中各级标题的列表，它通常位于文章扉页之后。目录的作用在于方便阅读。读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容，同时比较容易了解文章的纲目结构。 6.8 邮件合并及域的使用 逐个地创建每封信函、电子邮件、优惠券或听课证等这些具有较多重复内容和格式的文档需要花费大量时间，进行许多重性的劳动。使用邮件合并，Word能够帮助我们批量地处理这些文档，这些重复性的工作由计算机帮助完成。 练习 使用邮件合并制作邀请函 任务分析 这类信函的特点是文档基本结构和文档的大部分内容都相同，仅有少部分的内容不同。过去常用的方法是先将原始函件复印多份，再手工填写收件对象的信息（名称、地址、单位等）这样做即麻烦，信函也不够规范。我们使用Word提供的邮件合并功能，可以快速方便地解决此问题。 实施步骤 (1)创建邀请函的数据源文档 新建一个Word文件，在文件中输入表格内容，并以“邀请函数据表”为文件名保存文件。 数据源文件为一个表格，表格的第一行为列标题，从第二行开始每一行称为一条记录。 实施步骤 (2) 创建邀请函的主文档 新建一个文档，输入邀请函的基本内容并进行必要的排版。 (3) 邮件合并 ① 使用菜单命令【视图】→【工具栏】→【邮件合并】，打开邮件合并工具栏 ② 单击“邮件合并”工具栏中的“打开数据源” 按钮，打开图 9?18所示的“选取数据源”对话框，在对话框中选择并打开前面创建的数据源文件。 实施步骤 ③ 在主文档中定位要插入收件人的姓名的位置，单击“插入域”命令按钮，打开图 9?19所示的“插入合并域”对话框。在主文档中插入“姓名”域。 ④ 在收件人姓名后插入称呼。首先定位插入点光标“尊敬和《姓名》”之后，单击“邮件合并”工具栏的“插入Word域”按钮，选择“If…Then…Else(I)…”命令，打开 “插入Word域”对话框。根据收件人的性别，确定对收件人应称呼“先生”还是“女士”。 实施步骤 ⑥ 单击 “邮件工具”栏中的“查看合并数据”按钮 ，查看数据合并后的结果。单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按扭 ，生成合并后的新文档，或单击“合并到打印机”按钮 将合并结果直接送打印机，打印输出。 小结 本章主要介绍word软件在我们日常生活和工作中的一些实用技术，使同学们掌握对文档审阅和修订的能力，长文档的编辑和处理能力，批量处理包含较多重复信息的文档的能力。 本章的主要内容包括：审阅和修订、文档结构及大纲视图、脚注和尾注、目录、邮件合并等。 本章内容较多，掌握好本章所介绍的各项技能，在处理文档的时候可以达到事半功倍的效果。 作业 用“我的电脑”或“网上邻居”登录4，依次进入【课件】--【09级Office办公软件（电子、计算机专业）】文件夹，下载本次作业“Office办公软件【第九周作业】.doc” 打开文档，按照要求完成作业； 将作业上传至指定的文件夹，上传至其他文件夹的作业视为无效作业。 合并域 选择域名为性别 输入比较对象为男 如果上述条件为真则返回字符“先生” 如