公司发票管理规定.docVIP

XXXXXXX有限责任公司 发票管理办法 随着企业外部法律环境的不断严谨，国家税务机关及公司上级管理等部门加大了对企业发票使用方面的监管力度，自税务局将发票使用纳入实时电子监控后，对公司的发票使用情况进行更严格的监督。这要求公司各部门依法从事各项业务活动，依法开具增值税发票，避免违法违规给企业带来涉税风险。 一、发票的领购及保管 1、对领购来的发票进行电子发票及纸质发票的核对。 2、每天开票后核对纸质发票留存数量是否与电子发票数量一致，确保发票没有丢失。 3、每批次发票使用完毕后对存根联次进行装订成册，以备税务机关检查。 4、领购来的发票必须存放在出纳保险箱内，不得在其他任何地方存放。 5、发票专用章、发票领购本、发票IC卡，由发票管理人妥善存放保管。 二、发票的使用及管理 1、客户发票档案管理： 业务员应保证客户档案资料的真实、准确。客户资料登记在客户资料表中（见附件1），有业务员签字确认，传回分管内勤。口述无效！ 首先由销售部根据资料表添加ERP档案，再交由开票员添加开票档案，并最终由财务部存档。 销售部、财务部、开票员共同按照统一的档案添加客户资料，保证销售内勤ERP档案、账面、开票机档案保持一致。如发现ERP客户档案、相关报表客户名称、交款单客户名称与开票资料不一致则对责任人罚款200元。 对于正在工商注册登记期间的客户，可以按照拟注册名称添加客户档案，但一律不能开具增值税专用发票。 2、分管内勤人员应严格把关，禁止发货、回款、开票不为同一客户的情况。财务部门每月将重点核实从发货、开票到回款保持一致的情况，如有不符一经发现，每一条记录对内勤人员罚款200元。第二次罚款400元，以此累进。三次以上勒令不止将依法处理。 3、在发货后30天内，必须开具出发票，超出期限不开具增值税专用发票按票面金额的0.4%对业务员进行罚款，罚款金额不足200元的按200元罚款。每超过1天罚款50元。对于不需要增值税专用发票的客户及时通知开票员开具增值税普通发票。 4、禁止未发完货提前开具发票。对擅自提前开票行为，责任人及开票人员各罚款200元。累计出现三次将停发该业务员提成。 5、禁止开票名称与实际发货名称不符。擅自开具发票名称与货物不符的发票对责任人及开票人员分别罚款200元。 6、业务员对提供的开票信息负责，开票前应落实客户正确的开票信息。除客户退货原因外，凡造成发票作废、红字产生的，对相关责任人罚款200元。 7、开出的发票应按照客户要求及时送达对方手中，客户未做要求的至少应在开票后30日内安全送达客户。逾期未到达客户手中，分管业务员罚款1000元。每月7号前应将客户收到发票的证明（附件2）,汇总后交财务部存档，对于已签收的发票丢失的每份罚款2000元。 8、根据鲁国税函[2010]244号规定，对单笔货款在1万元以上的，销货方应验证领票人身份证，并留存复印件。 9、严禁客户退货后不进行红字发票开具处理，因货物质量问题退货产生的红字发票不罚款。 10、销售部内勤应每月统计出客户的欠票情况。在业务处理过程中，如遇特殊情况应与财务部门相互沟通，共同做出正确的处理办法。擅自处理造成错误的每条记录罚款50元，造成损失的赔偿损失。 三、采购进项发票管理 1、当月收到的采购进项发票当月进行ERP结算，禁止跨月留存。 2、交给财务部进行账务处理的发票必须保证开票信息正确、票面信息与录入ERP的数据一致无误、相关附件前后信息一致准确。 3、因发票等相关结算信息错误对责任人罚款200元。 2012-12-12 附件1： 编号： 客 户 全 称 税 号 地址及电话 开户行及账号 是否要增值税专用发票 注：请用正楷认真填写所涉及的贵公司资料 业务员签字： 登记日期： 年 月 日 附件2： 发票签收汇总表 客户名称： 序号 发票号码 开具时间 重量 单价 金额 收到请勾选 1 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 8 　 　 　 　 　 　 9 　 　 　 　 　 　 10 　 　 　 　 　 　 以上勾选发票，我公司都已收到。签字确认： 日期： 注：各部门根据自身业务情况可自行设计发票签收表格，该表格至少应反映该发票的基本信息及签收情况。 XXXXXXX有限责任公司·发票管理办法 6