文件记录控制培训教材.pptVIP

1 我司文件、记录管理存在的问题 复制集团文件和表单，未经分公司系统受控和评审，直接传递使用； 制订的文件格式不符合要求，流程图的画法各种各样； 记录填写不规范； 随意丢失受控文件； 不清楚文件编制、评审、批准、修改等流程； 以上等等…… 文件和记录的区别 文件是活动的依据；记录是活动的证据。 文件指导活动；记录证实活动。 文件允许修改；记录不允许擅自修改。 文件产生在活动之前；记录产生在活动之中或活动之后。 受控文件的定义 盖有红色“管制文件”章或有受控编号的体系相关文件。 受控文件必须经过审批，需作发放回收记录控制。 非受控文件，则相对受控文件，限于参考使用。不能直接用于体系的指导性文件，限于部门内部方便使用的文件，此类文件无需受控标识，勿需做发放回收记录 。 文件编码规则 管理手册(MSM) ：管理手册无需编号 程序文件(COP)：COP+3位流水号;《COP001文件管制程序》 作业指引(WI)：WI+部门代号+3位流水号;《WI-RZ-012培训作业指引》 表单(R)：部门代号+R+3位流水号/版本号;《RZ-R-001/A00培训签到表》 外来文件：WL+3位流水号 各阶文件的编制及审批权限 文件的评审 当有新增\修改\废止文件时，由制订部门将编制好的文件以邮件形式发给体系专员，如内容涉及其它部门，由体系专员将文件以OA形式发给相关部门评审（评审时效为3个工作日）； 文件评审完成后，制订部门将经部门经理或管理者代表批准的文件原件交体系专员受控、发行或回收（收到签核文件2个工作日内完成发行）。 文件更改版本要求 如果文件只作局部修改，每页修改5处以内、页数3页以内时，文件无需换版，修改页的章节版次或版本号需升级（例如：A版修改一次为A01，依次按01、02、03顺序升级），当修改版次升级到03版次时，需升级文件版本； 修改的内容摘要需记录在文件最后1页的《三阶文件更改履历表》中； 当文件作全面的修改，局部修改每页超过5处\修改页数超过3页时，文件需换版，依A、B……顺序升级，当升级到Z版时，则以AA、BB……顺序升级。 文件发放、回收、作废 一、二、三阶文件由品质部保存正本，副本盖“管制文件”章发到相关部门（在共享盘存放受控电子档方便查阅，路径：\\10.14.0.9\体系文件\1 质量、环境、职业健康安全体系文件） 收文部门需在《文件发放回收记录表》中签字，同时将旧版文件交回品质部； 发到各部门的文件由文员负责归档、保管，不得私自打印、复印； 发放给外部相关方或客户的文件为复印本，正面盖“非管制文件”章及日期章； 文件作废时，正本旧版文件由品质部盖“作废确认”章后归档保留，将副本回收销毁；旧版文件在新版发行时自动作废。 文件增发、借阅、学习 各部门需增发文件时，填写《文件增发申请单》，注明增发原因，经申请部门经理审核和品质部经理批准后，由体系专员按文件发放流程发行。 各部门需借阅相关文件时，填写《文件借阅登记表》,经借出部门经理确认后方可借阅，借阅时效为最长7天；文件电子档未经部门经理允许不得私自转发。 文件发放后，由收文部门组织本部门人员对文件内容进行学习，学习记录登录于《培训签到表》或《文件传阅登记表》中。 各阶文件格式要求 考核制度 受控文件属公司机密文件，如有丢失，需及时申请补发，同时按《XXX奖惩管理规定》提报考核； 私自打印、复印、拷贝受控文件，都需提报考核。 * 文件、记录控制管理 文件定义： 由信息及其承载媒体（媒体可以是纸张、U盘电子媒体、照片）组成的即文件。如记录、规范、程序文件、图纸、报告等。 记录定义： 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 记录为可追溯性提供文件，提供验证纠证措施的证据。记录通常不需要控制版本，表单则需要。 文件和记录的定义 我司体系文件分类 管理手册 程序文件 作业指引\表单 管理手册(一阶文件)：描述公司方针、目标、部门职责、体系结构、程序及质量/环境/职业健康安全控制的文件； 程序文件(二阶文件)： 规定各职能部门为实施体系要素需采取的活动的文件； 作业指引\表单(三阶文件)：作业指引是程序文件的支持性文件，更详细描述指导作业的要求及步骤，如检验标准、设备操作指引、产品图纸、岗位职责等；表单用于体系管理活动的记录，验证和确认体系管理活动。 CW 财务部 PMC PMC课 ME 机电课 CG 采购部 ZX 资讯课 RZ 人资行政课 SC 生产部 YE 营业部 CY 仓储课 PZ 品质部 我司目前体系文件各部门代号： 批准 审核 制订 文件类别 总经理 部门经理和管理者代表 部门人员\主管 行政文件 管理者代表 部门主管或经理 部门人员 三阶作业指引（WI）表单（R） 管理者代表