XXX分公司办公用品管理规定(修订版).docVIP

XXXXX分公司 办公用品管理制度（修订版） XXX发展股份有限公司 XXX分公司 二〇〇九年十二月二十一日 XXX分公司 办公用品管理制度 第一章 总 则 第一条 为实现公司规范化、标准化管理，明确各部门所需办公用品的申报、审核、采购、管理及领用程序，结合公司实际情况，特制定本制度。 第二章 办公用品的申请与采购 第二条 为加强办公用品的量化管理,结合总公司综合管理办公室的物品采购流程,对于综合管理办公室协调范围外的办公用品均由分公司办公室负责采购。 第三条 分公司办公用品按以下形式进行分类： 日常消耗办公用品：笔、本、纸、墨水等用品及计算机、打印机、复印机、晒图机等办公设备所消耗的软盘、墨盒、色带、墨粉、打印纸、晒图纸、磁盘等用品。 办公设备：办公桌椅、文件柜、沙发、茶几、复印机、打印机、绘图仪、扫描仪、投影仪、数码相机、计算机、U盘等物品。 第四条 分公司办公室负责建立办公用品总台帐，对办公用品进行分类。 第五条 各部门由专人负责制定办公用品采购计划，填写《（）月份办公用品采购申请单》（附件一），经部门经理审核签字后于每月28日前交至分公司办公室，办公室根据各部门办公用品审核汇总后出具《XXX分公司（）月份办公用品采购申请单》（附件二），经分公司办公室主任、财务部经理、分公司经理审核后，予以购买。 第六条 对于单价在2000元以上的物品（固定资产），各部门需按固定资产采购流程进行批准购买。 第七条 在采购时，应至少联系三家以上供货商，逐一进行洽谈，并认真做好相关记录；实行比质、比价、比服务的竞争。通过洽谈，选择合适的供货商并与之建立合作关系。在采购时，要求供货商送货上门。 第八条 分公司办公室须对照采购清单，将所购办公用品仔细进行核对、验收。 第九条 分公司办公室负责人审核、签字后，须将办公用品进行入库登记，并填写《（）月份办公用品入库登记表》（附件三）。 第十条 所有办公用品原则上由分公司办公室统一采购和分发。如有特殊情况，允许各部门自行采购。事后须到分公司办公室进行登记、入帐，连同采购物品清单作为报销的依据。否则，分公司财务部将不予报销。 第十一条 办公室采购人员在采购过程中应坚决执行分公司廉政建设条款，杜绝违规违纪行为发生，同时接受其他部门的监督。 第三章 办公用品的保管 第十二条 分公司办公室须清楚掌握办公用品库存情况，将所保管的物品整齐、有序地存放在固定地点，并注意防火、防水、防虫。 第十三条 对于消耗型办公用品，库存量要求能够维持公司正常办公一个月左右，对于资金占用量比较大的办公用品和固定资产，实行零库存。 第十四条 分公司办公室定期检查库存物品情况，每月28日前进行盘存，根据库存情况决定采购量。 第十五条 各部门办公用品的领用及保管应明确负责人，负责人应认真填写《办公用品使用情况一览表》（附件五），详细注明物品的使用人和转移情况，以确定办公用品的使用责任到人。此表要求各单位、部门于每月28日与《办公用品采购申请单》同时提至办公室备案。 第十六条 办公用品一年至少盘点两次（6月与12月）。盘点工作由分公司办公室和财务部联合负责进行，做到帐物一致、帐卡一致。 第四章 办公用品的领取与发放 第十七条 各部门由专人负责于每月5—9日前到分公司办公室领取所需办公用品，并由分公司办公室填好《办公用品出库单》（附件四），经各部门经手人和部门负责人签字确认后，一式两份，以此作为转帐的依据。 第十八条 原则上要求各部门每月集中领取所需办公用品，对各部门临时急需的办公用品，由需求部门填写《办公用品应急采购计划表》（附件六），由部门负责人签字确认，经分公司办公室负责人审核后领用。 第十九条 企业新聘人员的办公用品，分公司办公室将根据部门负责人提供的审批后的请示（含名单和用品清单）负责为其配备，以保证新聘人员的正常工作。 第二十条 计算器、钉书器、打孔机等管理性文具列入移交。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人赔偿。 第二十一条 对于非一次性消耗的办公用品，如出现使用完毕或自然损坏等情况，须采取以旧换新的方式领取。如电池、计算器、墨盒等、笔蕊、电子教鞭及电池等。 第二十二条 对决定报废的办公用品（例如办公桌、椅、U盘等价格在50元-2000元之间的办公物品）应做好登记，并写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，报分公司办公室，由分公司财务部审核确认，上报分公司主管经理审定后，方可报废。（见附件七） 第五章 办公用品使用情况的监督 第二十三条 分公司办公室负责对各部门领取办公用品的使用情况进行监督检查，如发现故意损坏办公用品的情况，由责任人按照该物品的双价进行赔偿，并给予一定的行政处罚。 第二十四条 办公用品严禁挪为它用或私自带回家，一经发现，将给予