沟通环境与策略.ppt

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沟通环境与策略 主要内容 外部沟通环境分析的必要性 外部沟通环境因素与策略 技术环境因素与管理沟通策略 内部沟通的障碍分析 内部信息控制和沟通策略 组织内部沟通渠道网络 9.1 外部沟通环境分析的必要性 对组织中沟通的研究,从研究对象、研究情境和技能不同角度出发,Greenbaum和Falcione把它归纳为以下八大领域: (1)组织的人际沟通; (2)群体内沟通; (3)群体间沟通; (4)沟通因素与组织目标; (5)组织沟通的技术改善与训练; (6)组织的软件与硬件沟通媒介; (7)组织的沟通系统分析; (8)组织沟通的研究方法。 组织外部因素可以从宏观因素和中观因素两个方面分析,其中宏观环境可以分为政治法律(Politics)、经济政策(Economy)、社会文化(Society)、技术进步和技术政策(Technology和自然环境五个方面;中观环境一般是指行业环境。 组织内部的环境可以从内部组织结构、组织文化和内部技术环境三个方面来考察。 组织外部环境分析有助于企业更好地融入全球化商务活动中 组织外部环境分析有助于管理者制定科学的商务沟通战略 组织外部环境分析有助于组织确立正确的信息传递对象 组织外部环境分析有助于企业找到最有效的沟通渠道 9.2 外部沟通环境因素与策略 9.2.1 外部环境因素与沟通 客户因素分析与沟通策略 政府因素分析与沟通策略 社会团体因素分析与沟通策略 9.2.2 与客户沟通策略 充分认识客户价值 营造良好的沟通氛围 9.3 技术环境因素与管理沟通策略 9.3.1 网络沟通的优缺点分析 9.3.2 电子邮件沟通 9.3.3 电话沟通 9.4 内部沟通环境分析必要性 内部沟通的必要性:内部沟通是员工的需要 9.5 内部沟通的障碍分析 内部沟通环境中的障碍包括主观障碍、客观障碍和沟通方式障碍三个方面。 主观障碍 个人的性格、气质、态度、情绪、见解等的差别; 信息沟通中,如双方在经验水平和知识结构上差距过大: 信息往往是依据组织系统分层次逐级传递的; 对信息的态度不同; 主管人员和下级之间相互不信任; 下级人员的畏惧感也会造成障碍。 客观障碍 信息的发送者和接收者如果在空间距离太远、接触机会少,就会造成沟通障碍。社会文化背景不同、种族不同而形成的社会距离也会影响信息沟通; 组织机构过于庞大,中间层次太多,信息从最高决策层传递到下级基层单位,中间过程易产生失真,而且还会浪费时间,影响其及时性。 沟通联络方式障碍 沟通方式选择不当,原则、方法使用不灵活所造成的障碍; 语言系统所造成的障碍。 9.6 内部信息控制和沟通策略 9.6.1 优化组织内部信息控制系统 1.信息收集 提高信息人员的素质和能力,收集到及时、有用的信息; 建立和完善信息网络; 保证信息的准确性。 9.6 内部信息控制和沟通策略 9.6.1 优化组织内部信息控制系统 2.在信息的加工处理 信息的加工处理必须遵循准确、及时、系统和对实际工作具有指导意义的要求; 在对信息进行加工处理时,要依据其来源、时效的不同,归口处理,以提高工作效率; 对信息加工处理要给予反馈,确保信息的准确性。这种反馈是双向的,即下级主管部门经常给上级领导提供信息,同时接收上级领导的信息查询;上级领导也要经常向下级提供信息,同时对下级提供的信息进行反馈,从而形成一种信息环流。 9.6 内部信息控制和沟通策略 9.6.1 优化组织内部信息控制系统 3.信息传递过程的控制 信息传递要贯彻“多、快、好、省”的原则; 传递信息要区分不同的对象,选择信息传递的目标,确保信息的效用。同时,在提高信息传递的针对性时,注意信息的适用范围,考虑到信息的保密度,防止信息大面积扩散、泛滥; 要适当控制信息传递的数量,但要注意信息过分保密和随意扩散的倾向; 要控制越级传递和非正式渠道的沟通,尽可能地使之成为对层层传递和正式沟通渠道的补充,共同完成组织目标。 组织角色定位对沟通的影响 : 有关组织角色对于沟通的影响,最主要是主管与下属之间的组织角色关系所造成的。 对于上下级之间的沟通的对策建议:积极倾听。 9.6.2 内部角色分析和沟通策略 组织内部角色定位: 恰当地界定地位,可以从社会地位认知、组织地位认知两个方面进行,在此基础上,对自己应该扮演的角色有合理的定位。 9.7 组织内部沟通渠道网络 1.正式沟通 正式沟通一般指在组织系统内,依据组织明文规定的原则进行的信息传递与交流。 五种沟通形态 2.非正式沟通 要消除非正式沟通的负面影响,最大程度地发挥其积极作用,根本上要分析非正式沟通盛行的原因。 原因分析的基本逻辑思路是“由己及人”——先分析自身在管理中存在的问题,再分析对方的需要。 分析自身是否存在问题的内容主要包括两个方面: 管理工作

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