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文字沟通技能训练 目的 一、 通过对目前的和期望的文字沟通效果，确认改善的领域。 二、通过掌握有效的文字沟通技能，获取更好的结果。 三、培养和发展文字沟通技能。 文字沟通分析单 阅读下面的各项内容和要求，完成后面的分析表。 1． 在分析表的第一栏，根据你的工作填写那些你经常要写给他们文字材料的人（或一类人）的姓名（或 职务）。 2． 我们将文字沟通材料分为三类： 肯定的文字沟通； 否定的文字沟通； 指示做什么的文字沟通。 在分析中，我们要把精力集中在最常用的文字沟通材料上--信件，包括备忘录，便条和各种类型的信。现 在，开始填写第一栏，然后确定写给每个人的文字沟通材料类型（即肯定型、否定型和指示做什么类 型），并把它们填写在第二栏里。 3． 在第三栏中确定这些信件属于下面两种情况的哪一种： 由你直接写给他们的； 对他们的文字沟通材料的回复。 4． 在第四栏，根据对你工作的重要程度，将第一栏填写的受信人进行排序。 5． 在第五栏，根据你写给第一栏人的困难程度进行程序。如果需要，可做补充说明。 6． 检视已填写的所有内容，确定应对哪类文字沟通材料加以重视，并把你的决定记在第六栏中。 分析表 主要受信 “肯定” 直接回 受信人的 写给受信人 是否应 备 注 人 “否定” 复 重要程度 的困难程度 加以注意 “指示” 文字沟通 一、 有效的文字沟通 1． 传达必要的、精确的信息。 2． 发信者的表述对特定的情境应是恰如其分的。 二、提高文字沟通水平应注意三个阶段 1． 写作准备阶段： 思考： 写给谁？ 写什么？ 为什么？ 提纲： 主要点 使用索引卡 整理： 按逻辑排列各要点的位置 去掉无关的和重复的内容 2． 写作过程 文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 ② 否定型 ③ 指示型 ① 写肯定型： 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 写否定型： 用缓冲式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 写指示型： 以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。 3． 检查 ① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。 文字沟通技法概要 要想通过文字的沟通达到预期的结果，表达的准确性是至关重要的。在工作中，人们经常要用文书的形 式来转达信息；因而文字沟通的有效性是管理者必须熟练掌握的一种基本管理技能。 文字沟通的内容千差万别，但其写作可归结为三个阶段： 1． 写作前的准备阶段； 2． 写作过程阶段； 3． 写作后的检查阶段。 1． 写作前的准备 ① 思考： a) 写给谁--你是写给谁看的。 b) 写什么--确认你所要发送出去的信息。如果你是回复一个信函，就要分析交弄清回复的关键点。 c) 为什么--为什么需要写？达到的目的是什么？ ② 提纲 把你准备写的关键全都列出来，这对尔后的写作及修改都有帮助。 ③ 整理 根据提纲，把你所要表达的要点按逻辑编排顺序，去掉那些无关的和重复的内容。 完成上述三步，就可以着手写了。 2． 写作过程 有人曾经说过：在写作过程中，写作的目的要绝对清楚地牢记心中。在信件写作方面，虽然内容千差万别， 但大致可以分为三类： （1） 转达肯定的信息； （2） 转达否定的信息； （3） 转达指示的信息； （1） 转达肯定信息信件的写作方式。 这类信件可能是同意某种请示，提供一个机会，或者是一些好的消息。在写这类信件的时候，可按下列格 式进行： a) 直接了当地给受信者好消息，使之高兴。 b) 然后解释这个好消息，目的是解除受信者可能产生的一些疑问。 c) 用好祝愿来结束信件，目的是使受信人知道，你在与他分享愉快的感觉。 （2） 转达否定信息信件的写作方式。 这种信件可能是对要求的一种否定，或者是一个坏消息。下面几点是写这类信件