文件控制程序1.docVIP

文件名称 文件控制程序 版本：C/1 文件编号 GT/QP-4.2.3-2010-001 页码：1/8 批 准 审 核 编 制 1.目的 对与质量管理体系有关的文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效版本的文件，确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态，确保质量管理体系有效运行。 2.范围适用于公司质量管理体系文件及外来文件的控制和管理。本程序对文件的编制、审核、批准、标识、发放、使用、更改及批准、回收、销毁和归档及有效性评价、改进等作了具体规定.1 质量手册由管理者代表组织品质部编写，总经理负责批准质量手册。程序文件由相关部门编写，管理者代表负责审批。 3.2 各部门负责本部门相关文件的编制、使用、保管和批准。 3.3 品质部为文件的归口管理部门，企管部协助品质部负责管理行政性文件。 4．定义 无 5．工作程序 5.1文件分为以下类： a、质量方针和质量目标。 b、质量手册：规定公司质量管理体系的文件。包括公司质量管理体系的范围，描述质量管理体系的各个过程及其相互关系，引用的程序文件及相关的支持性文件以及适用的质量记录等。 c、质量管理体系程序文件）：是为进行某项活动或过程所规定的途径。 d、如管理制度、管理办法、有关职责、权限与沟通方面的规定等管理文件；以及行政类文件（如与质量管理体系有关的任命书、聘任书、奖励惩罚通报等）。）如作业指导书、工艺操作规程等工艺文件；技术图纸、检验基准书等文件；企业产品标准（或技术条件）等技术文件 5.2.3质量程序文件的编号及格式（质量程序文件：用QP表示） 5.2.3.1质量程序文件的编号 5.2.3.2质量程序文件的格式 文件名称 文件控制程序 版本：C/1 文件编号 GT/QP-4.2.3-2010-001 页码：3/8 1．目的（黑体，小四） 2．适用范围（黑体，小四） 3．职责（黑体，小四） 4．定义（黑体，小四）（如无定义，请用“无”表示） 5．工作程序（黑体，小四） 5.1（所有正文内容：宋体，小四） 5.1.1 6．相关文件（黑体，小四） 7．记录（黑体，小四） 5.2.4质量管理细则的编号及格式（质量管理细则：用QD表示） A类：针对某个具体活动的操作或管理办法； B类：生产、检验、检测机器和设备的操作与维护规程；仪器、检具的检定与校正规程； C类：各产品在制造中所使用的有关工艺技术文件、质量控制文件等。 5.2.5质量活动记录的编号及格式（质量活动记录：用QR表示） 文件名称 文件控制程序 版本：C/1 文件编号 GT/QP-4.2.3-2010-001 页码：4/8 记录顺序号：用01，02，03……表示。 例如：编号：GT/QR-QP001-01 5.2.6各部门日常发放与质量管理体系有关的通知、通报等，采取如下编号及格式： 文件编号：GT/部门代号-年份-三码顺序号 例如：文件编号：GT/QG-2006-001 5.3公司各部门代号一览表 5.4质量体系文件的版本标识 文件版本号标识出文件的修订状态，版本采用X/Y，X代表版本号，用大写字母A、B、C……表示；Y代表修订号,用阿拉伯数字0、1、2、3……表示。 文件名称 文件控制程序 版本：C/1 文件编号 GT/QP-4.2.3-2010-001 页码：5/8 5.5质量体系文件的编制与审批 5.5.1质量管理手册由品质部组织编制，经管理者代表审核，总经理批准。 5.5.2质量程序文件由各部门编制，经各部门领导审核，管理者代表批准。 5.5.3质量管理细则由各相关部门负责组织编制，经部门主管审核，分管副总批准。 5.5.4质量活动记录由相关部门负责组织编制，经部门主管审核，分管副总批准。 5.6质量体系文件的发放 5.6.1质量管理手册和质量程序文件批准后，由企管部统一复印、编号、登记、发放，封面须加盖“受控”印章（红色），并填写《文件发放（回收）记录》。《质量管理手册》和《质量程序文件》以纸质文件为受控文件，电子文件仅供参考。 5.6.2质量管理细则由各相关部门负责编号、登记、发放，须加盖“受控”印章（红色），并填写《文件发放（回收）记录》。 5.6.3纸质文件发放时必须填写《文件发放（回收）记录》；电子文件通过网络发放 时不必填写《文件发放（回收）记录》，但应在本地磁盘中建立《部门受控文件清单》，备注在网上，可在已完结流程中查看相应记录。 5.6.4文件领用人在“文件发放（回收）记录”上签名后领取；质量手册、程序文件都应注有 文件分发号，以便追溯。部门分发号如下表规定： 部门 分发号 部门 分发号 部门 分发号 总经理 01 物资部 05 技术部 09 公司副总 02 销售部 06 品质部 10 财务副总 03 制造部 07